COMO CONDUZIR UMA SESSÃO CRIATIVA E BEM-SUCEDIDA DE "BRAINSTORMING"?
O "brainstorming" é parte essencial do processo de pensamento de um negócio ou nova idéia em toda e qualquer organização. Quando adequadamente executado, pode conduzir a uma dinâmica e valiosa troca de idéias e iniciativas. Porém, quando malconduzido, pode promover ressentimento, tensão interna e ser contra-produtivo.
Todos os participantes em uma sessão de "brainstorming" precisam recordar, sempre, de que nada do que é discutido ou criticado nestas reuniões tem caráter pessoal - é estritamente um negócio!
A seguir destacamos algumas dicas de como conduzir uma sessão, ao mesmo tempo criativa e bem-sucedida, de "brainstorming":
Estabeleça o papel do líder - este deve agir como facilitador, monitorando o fluxo das idéias e, principalmente, assegurando que todos tenham a possibilidade de falar, que não hajam interrupções e que a discussão permaneça no foco pré-determinado. O líder deve incentivar o desafio e o debate entre os participantes, o que torna a sessão muito produtiva. A hostilidade não é saudável e deve ser evitada, a todo e qualquer custo.
Defina a tarefa e mantenha o controle na sua mão - todos os membros do grupo devem claramente compreender qual é o objetivo final do negócio em questão. Antes que as soluções sejam sugeridas, os fatos disponíveis, bem como os desafios, devem ser revistos e discutidos.
Indique o objetivo da sessão de "brainstorming" - o caminho da sessão de "brainstorming" precisa estar totalmente desobstruído. A finalidade é gerar idéias, inicialmente, sem consideração para o seu mérito.
Crie uma atmosfera positiva - os participantes devem se sentir livres para favorecer que a comunicação seja aberta e honesta. A seleção de um ambiente neutro se faz necessária. Encontre uma sala onde os membros da equipe possam sair de seus territórios, abasteça os envolvidos com água e/ou sucos e comece a trabalhar.
Grave as idéias - um "flipchart" permite aos membros do grupo a visualização das idéias e discussão sobre àquelas que mais lhe interessam. Circule as notas, para permitir que todos participem ativamente no processo de pensamento criativo.
Incentive o fluxo das idéias - não deve haver nenhuma avaliação precipitada
no processo de "brainstorming". Os membros não devem procurar imediatamente "a idéia". O objetivo da equipe é a geração de várias idéias. A solução vai surgir, quase sempre, da conjunção dessas várias idéias.
Monitore com cuidado uma comunicação verbal e não-verbal - escute todos os membros do grupo. Também, preste muita atenção para as comunicações não-verbais. Isto vai significar, mais do que as palavras, como os membros se sentem em relação ao progresso do grupo. Selecione a melhor idéia - sumarize periodicamente o progresso do grupo.
Se o entusiasmo apresentado for para baixo, reveja as idéias. Focalize a discussão, primeiramente, nos atributos positivos de cada idéia. Somente então focalize nos aspectos negativos. Com um processo de eliminação, identifique as melhores idéias e então faça a seleção final.
Escolha uma idéia que se encontre inteiramente alinhada com o objetivo da tarefa e que todos os membros da equipe estejam dispostos a apoiar.
COMO TOMAR DECISÕES DE NEGÓCIO
No mundo dos negócios tudo gira em torno de decisões, sejam elas tomadas por você, individualmente, para si mesmo, como um membro da equipe ou como um líder. Existem decisões que podem se dar ao luxo do tempo, como planos de marketing e orçamentos; outras são praticamente "atiradas" para cima de você e têm que ser tomadas no mesmo instante. Porém, cada uma delas é vital para o seu negócio e/ou sua carreira.
Algumas dicas:
Antes de tomar uma decisão, pese bem os riscos e as recompensas envolvidas. Não haja nem reaja sem antes pensar nas conseqüências. Você deve tomar decisões cuidadosas e não precipitadas.
Não deixe que as emoções influenciem suas decisões. Em geral, na maioria das vezes, elas estarão erradas e você vai se lamentar por tê-las tomado! Depois que você tomou uma decisão por impulso, poderá ter que voltar atrás ou, pior, tornar-se prisioneiro dela.
Procure equilíbrio e moderação em suas decisões. Você não quer ser conhecido como alguém que é indeciso ou impulsivo. Em geral, todos ao seu redor esperam por elas. Eles podem se frustrar se não souberem claramente que curso tomar, mas ao mesmo tempo, irão respeitar alguém que escuta e avalia a informação amplamente antes de tomar uma decisão.
Tome decisões pela razão adequada. Se você estiver em uma posição fortalecida, fique atento para que uma de suas novas decisões não comprometa realmente seu poder. Não menospreze a si ou a equipe por um simples gesto de bravura. Tome decisões pelas motivações corretas, com objetivos de longo prazo, evitando decisões superficiais que só lhe servirão para criar falsos momentos de glória. É muito importante ainda saber visualizar o pior cenário possível para uma determinada decisão tomada.
Compense suas atitudes tendenciosas na tomada de decisões. Você é uma pessoa limitada a "números" ou alguém que olha para um contexto maior? Você procura soluções rápidas ou soluções de longo prazo? Melhore a qualidade de suas decisões pela compreensão melhor sobre si mesmo.
Pratique a regra do 80/20. Reconheça que 80 por cento da informação que você necessitará para tomar uma boa decisão geralmente pode ser reunida, relativamente, em um curto espaço de tempo. Não espere pelos 20 por cento restantes; na maioria dos casos, provavelmente, eles não irão mudar a situação.
Desenvolva autoconfiança em sua habilidade para a tomada de decisão. Quanto mais decisões você toma, provavelmente melhores elas serão. A maioria das decisões profissionais não requer uma "sabedoria Salomônica", mas sim, que você pese os fatos e compreenda os indivíduos que estão envolvidos. Quando você toma uma decisão errada, precisa ser flexível o bastante para mudar a direção.
Como um líder, espera-se que você tome decisões. Equipes precisam enxergar transparência nas decisões... mesmo que a decisão do líder atrase outra por algum tempo. Os líderes, freqüentemente, tomam as decisões estratégicas e confiam aos membros da sua equipe as decisões táticas.
COMO CONTROLAR/GERENCIAR UM ORÇAMENTO
Na incerteza dos tempos atuais em que todo executivo está sendo responsabilizado pelos resultados, você tem que ter ou desenvolver um gosto especial por finanças. Você tem que saber justificar um pedido, quantificar as contribuições à companhia e evitar, imediatamente, qualquer possível evasão de lucros. Não importa quão eficaz é o seu estilo de gestão, ou quão inovadora são suas idéias! Seu desempenho será medido real a real, até mesmo os centavos!
* O seu orçamento é o seu plano de negócios. Ele deve refletir tudo que você pretende fazer. Se os números não fecham, talvez possa não ser um problema de orçamento. Melhor reexaminar seu plano de negócios.
* Crie um fundo de contingência. Admita que imprevistos ocorrem. Qualquer coisa pode custar mais do que você espera. Entregas de última hora, por exemplo, são conhecidas por tirar dos trilhos muitos orçamentos.
* Documente tudo. O ideal é ter todas as informações de custo e possíveis alternativas por escrito. Mantenha notas detalhadas sobre suas estimativas, raciocínio e cálculos que lhe fizeram chegar aos tais números.
* Conheça os seus custos. Não chute! Se você não tiver condições de ter as informações precisas, é sempre melhor superestimar as despesas e subestimar as receitas.
* Monitore continuamente as despesas versus o previsto em seu orçamento. O valor de uma fatura nunca deve aparecer como uma surpresa. Se as despesas estão fora do previsto, não ponha sua cabeça no travesseiro e espere que as coisas se resolvam naturalmente. Tome uma iniciativa imediatamente. Corte as despesas até que você esteja certo de que o orçamento está no trilho outra vez.
* Estabeleça verificações e balanços. Defina limites para as despesas de seus diferentes níveis de colaboradores e tarefas específicas. Solicite aprovação prévia ou a sua assinatura para todas as exceções, evitando assim possíveis surpresas.
* O dinheiro fala mais alto. Não mantenha as pessoas na obscuridade. Comunique-se continuamente com todas as partes interessadas sobre o status do seu orçamento. Esta é a melhor maneira de evitar constrangimentos desnecessários.
COMO GANHAR O RESPEITO COMO UM LÍDER
Respeito, confiança e credibilidade são os elementos intangíveis que podem construir ou destruir uma carreira. Ganhar respeito e desenvolver credibilidade e confiança são fatores críticos para o sucesso nos negócios. Um líder eficaz não tem que impor respeito, não deve mandar que o respeitem - suas ações devem ajudá-lo na consquista dele.
Sugestões:
Crie uma visão... e forneça os recursos-chave para fazê-la acontecer.
Comunique essa visão. Fale sobre ela com confiança e consistência em toda e qualquer oportunidade.
Seja um apaixonado. Seu entusiasmo incentivará as pessoas a aceitar as suas idéias e a perseguir seus objetivos. Você não consegue despertar interesse nas pessoas se não for um entusiasta!
Seja visível. Esteja sempre envolvido. Os membros da sua equipe querem um líder nas trincheiras, com eles. E se você disser que fará algo, querem saber que podem contar com sua palavra. Se quiser que os membros da sua equipe sejam confiáveis, demonstre confiança.
Crie uma atmosfera de apoio. Seja um bom ouvinte, paciente e aberto. Sua equipe quer sentir que pode se expressar livremente. Confiança constrói confiança.
Demonstre que você valoriza o trabalho de cada membro da sua equipe. Você terá pessoas com diferentes níveis de habilidade e responsabilidades. Reconheça que cada um contribui para o sucesso da sua equipe.
Esteja aberto a discordâncias. Os membros da equipe devem sentir que podem expressar, livremente, suas idéias e opiniões sem conseqüências negativas ou represálias.
Conheça suas forças e limitações. Avalie e compreenda como você é percebido pelos outros. Em particular, reconheça os seus próprios pontos fracos e trabalhe para eliminá-los. Seja capaz de falar sobre suas falhas com honestidade e integridade de caráter.
Aceite a responsabilidade por suas ações e as da sua equipe. Demonstre coragem. Admita suas falhas. Os membros da equipe querem um líder com coragem de admitir, inclusive, se deixou a sua equipe para baixo. Coloque de lado seu bem-estar e interesses próprios.
COMO VENDER DE FORMA CONVINCENTE
Vendas: motor que move todas as empresas, esteja a sua força de vendas atuando no campo, face a face com o "prospect" ou no departamento de Telemarketing Interno - cada pessoa que mantém contato com um cliente ou um cliente potencial tem papel crucial na venda dos produtos ou serviços de sua companhia. Dicas fundamentais para ser bem-sucedido:
Conheça o seu cliente - Os bem-sucedidos profissionais de vendas sabem que as apresentações mais eficazes se baseiam, principalmente, nas necessidades do seu público alvo. Use perguntas abertas para aprender tanto quanto possível sobre os seus consumidores e o que eles esperam realizar ao adquirir seus produtos e/ou serviços.
Seja um apaixonado(a) - Além de saber tudo sobre seu produto e/ou serviço, acima de tudo você tem que acreditar e ser apaixonado por ele. Pense: se você não acreditar, porque alguém deveria? Adicionalmente, além de vendê-lo você estará se realizando ao falar sobre o assunto. Acredite: se você convencer seus "prospects" a se transformar em seus clientes, a sua relação com eles se tornará ainda melhor porque foi você quem vendeu para eles e pode assim ajudá-los.
Crie vínculos - Use os dois ou três minutos iniciais de conversa com seus "prospects" para diminuir a tensão, fazendo com que se sintam confortáveis. Tente identificar, rapidamente, qualquer atitude negativa que tenham em relaçao a você, restrições ao seu produto ou sua empresa. Invista sempre mais tempo escutando do que falando.
Seja objetivo(a) - Identifique os benefícios-chave de seus produtos e/ou serviços para priorizá-los na sua abordagem de venda. Conquiste a atenção do seu "prospect" nos primeiros segundos de sua abordagem comercial, destacando como os seus produtos ou serviços podem atender aos planos e/ou objetivos do seu cliente. Não seja vago. Evite detalhes irrelevantes ou entediantes.
Demonstre o produto, sempre que possível - Não diga apenas como o produto funciona. Mostre como pode ser útil para o seu cliente. Compare-o com os produtos da concorrência, sempre quando possível. Isso pode ajudá-lo a fechar negócios.
Conheça muito bem o seu produto e venda pelo valor, não pelo preço - Seja o seu produto "premium" ou popular, vender seus atributos só pelo preço é uma estratégia simplista demais. Venda o que seu produto pode fazer para ajudar o seu cliente. Conhecendo o seu mercado e os atributos comparativos do seu produto em relação aos concorrentes, você pode manter o diálogo fora do contexto do preço e focalizar em seus benefícios.
Antecipe-se - Identifique e resolva todas as resistências dos seus clientes a respeito dos seus produtos ou serviços. Faça um ponto contestando, objetivamente, cada uma das objeções de seus clientes.
Combine o seu estilo de comunicação com o do seu cliente - A cultura do povo faz a diferença. Saiba para quem pretende vender, pois uma abordagem de vendas fria e analítica pode funcionar com alguns "prospects". No entanto, aliando o analítico ao emocional, onde calor humano está presente, pode ser muito melhor quando o "prospect" é brasileiro, por exemplo. O mais importante é aprendar a estar confortável e agir com naturalidade e verdade com pessoas que você nunca encontrou antes.
Referências: use seus clientes de ontem para conquistar os de hoje - Referências positivas de clientes satisfeitos podem ajudar consideravelmente a influênciar "prospects" indecisos. Depoimentos de clientes satisfeitos apoiam seu empenho e agregam credibilidade.
Comande seu próprio jogo - Como todo profissional, você necessita de aperfeiçoamento contínuo. Se acreditar, independentemente do nível hierárquico ou tempo de vivência profissional, que já sabe tudo, a probabilidade de em pouco tempo estar fora do mercado é grande!
COMO DESENVOLVER UMA ESTRATÉGIA COMPETITIVA VENCEDORA
Desenvolver uma estratégia competitiva e bem-sucedida requer uma compreensão profunda e completa não apenas de seus concorrentes e dos movimentos que estão ocorrendo, mas de uma série de outros fatores que também têm o potencial de influenciar sua posição de mercado. É tão importante saber as forças que você tem internamente na organização quanto saber os desafios e as oportunidades que podem existir do lado de fora.
As dicas de como seguir e estar à frente são:
Conheça o mercado - É de vital importância conduzir pesquisas para determinar quais produtos estão sendo oferecidos ao seu mercado alvo e a que preço. Sem esta informação básica, você estará formulando o desenvolvimento de seus produtos e fixando suas estratégias de preço às cegas.
Converse com seus clientes - Conheça em profundidade seus clientes e suas necessidades. Saiba o que estão dizendo sobre seus concorrentes. Amplie o seu mercado identificando os clientes cujas necessidades não estão sendo atendidas pela concorrência e desenvolva produtos para atender estas demandas.
Identifique as forças e fraquezas de sua organização - A avaliação honesta dos recursos de sua companhia, e eventuais falhas, é fundamental para um planejamento estratégico eficaz. Potencialize suas forças e diferenciais para aproveitar as oportunidades do mercado. Fique atento às fraquezas da sua organização, especialmente as que podem impactar negativamente os seus clientes, pois estará oferecendo vantagem à concorrência!
Analise os produtos dos seus concorrentes - Ela irá trazer trará idéias de como melhorar suas próprias ofertas e destacar os atributos de seus produtos em relação aos da concorrência.
Monitore permanentemente os planos da concorrência - Torne-se familiar com os produtos dos concorrentes e com as estratégias de marketing que utilizam. Entenda o estilo de vendas e serviço que oferecem e dessa forma você poderá reagir a qualquer movimento do concorrente em tempo hábil.
Crie alianças que complementem suas forças - Identifique os parceiros que possam preencher as lacunas existentes em seus conhecimentos ou potencialidades. Lembre-se: admitir pontos fracos e trazer para perto quem sabe mais é ser inteligente.
Monitore regularmente o seu mercado - As necessidades de seu cliente e as potencialidades do seu concorrente mudam a cada dia. Uma estratégia competitiva eficaz deve contemplar estar lado a lado destas mudanças. Obtenha novas perspectivas de mercado pelos seus próprios clientes e outros, para validar o seu plano estratégico e ou ajustá-lo quando necessário.
Antecipe o futuro - Compreender o cenário competitivo é crucial para o desenvolvimento de uma estratégia competitiva vencedora. Entretanto, para conseguir e sustentar uma vantagem competitiva, é igualmente importante definir o que o futuro trará em termos de interesses e necessidades. Sem esse link entre hoje e amanhã, as chances de permanência longa no mercado são mínimas.
COMO CONSTRUIR UMA EQUIPE COESA
Nos dias atuais, em organizações baseadas no trabalho em equipe, ganhar o respeito e a cooperação dos colegas e da equipe de funcionários é fundamental se você quiser que as pessoas lhe ajudem na realização das tarefas de maneira bem-feita. É necessário criar uma equipe coesa e promover um ambiente de cooperação para concluir, com sucesso, projetos desde os mais simples aos mais complexos e críticos.
Seguem as dicas:
- Considere a missão do grupo antes de selecionar uma equipe - escolha os membros da equipe que tenham a capacidade de desempenho que melhor se adequam àquela determinada tarefa. Não faça suas escolhas baseadas em relacionamentos existentes.
- Organize uma equipe diversificada - limitar o grupo a pessoas com interesses e experiências similares limitará também o resultado final. Recrute os indivíduos que representem um mix de pontos de vista e percepções. Também, se houver a necessidade de apoio de diferentes áreas da organização, selecione membros da equipe destes departamentos.
- Identifique as forças dos membros da sua equipe - pergunte aos membros quais tarefas eles se sentem mais preparados para desempenhar naquele projeto. Dessa maneira, quando você delegar atribuições, saberá quais membros estão melhor preparados e mais predispostos a executá-las.
- Seja claro sobre as responsabilidades de cada membro da sua equipe - as boas equipes têm multiplicidade de talentos. Cada pessoa tem uma capacidade que irá contribuir ao esforço comum da equipe. Todos os membros de uma equipe necessitam compreender claramente o que se espera deles, bem como o papel a ser desempenhado.
- Foco, foco, foco - se você mantiver o foco apontado no sentido correto, os membros terão uma clara visão da direção a seguir. Você precisa comunicar sua visão à equipe diariamente e usá-la como um guia de comportamento. Para ajudar-lhes a conectar suas ações diárias a sua visão, envolva os membros existentes e novos nas discussões sobre o que estão fazendo, e porquê.
- Faça todos os membros responsáveis pelos resultados da equipe - quando a equipe é bem-sucedida, eles compartilham a glória; quando a equipe não é tão bem-sucedida, eles devem compartilhar as conseqüências.
- "Condicione" os membros da sua equipe a acreditar que eles são parte de um grupo bem-sucedido - se assegure que os membros saibam que sua equipe está composta de vencedores e que eles não estariam lá se não fossem vencedores também. Construa o espírito de equipe incentivando trabalhos em grupo.
- Ganhe o respeito dos membros da sua equipe - as pessoas seguem um líder em que confiam e respeitam. Cumpra plenamente suas promessas. Se você disser que fará algo, faça, pois eles contarão com a sua palavra.
- Obtenha retorno e sugestões sobre como melhorar o desempenho da sua equipe - os membros novos podem, freqüentemente, conseguir enxergar mais claramente do que os "insiders". Mesmo que você discorde das sugestões de determinados membros da sua equipe, deixe-os saber que você estava feliz em ouvir as idéias apresentadas.
Como conduzir com paixão
Um líder que é "apaixonado" por sua visão pode provocar entusiasmo e motivação entre seus empregados e colegas, e incentivá-los a alcançar o sucesso. Mas a forma como você elabora e apresenta as suas mensagens é fundamental para começar a envolver o resto da sua organização Acredite em suas idéias com entusiasmo. Se você tiver convicção sobre suas idéias, planos, projetos ou direção a seguir, isso irá se refletir em sua voz, em suas palavras e em suas ações. Sua paixão será aparente e influenciará outras pessoas.
Construa seu "case". Embase suas idéias de uma forma racional e emocional. A intensidade de seus sentimentos, combinada com os fatos e a razão, encontrará na sua equipe o suporte necessário.
Seja direto. Líderes que agem de forma assertiva ganham o respeito dos seus colaboradores porque se expressam de uma maneira honesta e direta. Falando de forma assertiva, você pode fazer seu ponto sem menosprezar ou alienar os outros membros da equipe.
Seja positivo. Sua postura é tão importante quanto suas palavras. O tom e o rítmo de suas palavras são uma parte importante de sua comunicação. Ouça você mesmo primeiro, para avaliar se está soando comprometido com a sua idéia. Sua paixão será contagiante.
Esteja sempre disposto a responder. Pergunte o que as pessoas gostam mais ou menos sobre as suas idéias. Seja um ouvinte atento, daqueles que se inclinam na conversação e se mostram completamente atentos. Faça perguntas. Seus colaboradoeres, certamente, lhe oferecerão introspecções importantes sobre seu modo de pensar e ver a sua idéia. Suas respostas então podem ser dirigidas a seus interesses específicos.
Mostre confiança. Sua postura física diz tanto sobre seu compromisso com uma idéia ou com uma opinião, e s ua disposição de sustentá-la, quanto as suas palavras e o tom de sua voz. Uma comunicação não verbal representa mais de 90 por cento de toda a sua mensagem. Mantenha sua cabeça sempre erguida e o contato olho-no-olho.
Seja persistente. Permaneça no curso. Você pode necessitar rever o seus planos, mas ao mesmo tempo continuar a demonstrar seu comprometimento e entusiasmo para assegurar o total apoio dos seus colaboradores. Permaneça focado no seu no objetivo final.
Assuma responsabilidades pelos seus atos. Se sua aboradagem falhar, seja o primeiro a admiti-la. Seus colaboradores irão respeitá-lo por ser responsável. Reveja então a situação, determine o que foi feito de errado e aprenda como melhorar para uma próxima vez.
Como resolver conflitos
Conflito: conseqüência natural da interação humana. Coloque dois ou mais indivíduos juntos por um período de tempo significativo e, fatalmente, uma diferença de opinião ocorrerá. Quando os indivíduos se enfrentam e discordam sobre determinado assunto, podem tornar-se tão obcecados em defender seus pontos de vista que param até de se comunicar. Isso não quer dizer que os desentendimentos não possam ser produtivos: eles podem gerar diálogos construtivos, através dos quais novas idéias poderão ser geradas e implementadas. Entretanto, quando os conflitos impedem mudanças e destroem o espírito de equipe, é preciso saber controlá-los a tempo. Dicas:
* Procure objetivos comuns - lembre os membros da equipe acerca da missao de todos. Afaste-se de questoes relacionadas a personalidade. Peça a eles que reavaliem suas metas e foquem, unicamente, nos objetivos comuns. Uma vez os objetivos identificados, o grupo deve avançar e discutir sobre como estes podem ser compartilhados.
* Identifique o foco de conflito entre membros da equipe - quanto mais informação você tiver sobre um desentendimento, mais chances terá para ajudar a resolvê-lo.
* Conquiste o comprometimento de todos - os objetivos devem ser compartilhados, mas os meios para alcançá-los podem ser variados. Atinja um consenso para então seguir na direção da realização dos objetivos compartilhados.
* Exercite a cortesia profissional - demandas ríspidas podem somente alienar. E pior, hostilidade pode tornar-se infecciosa, afetando a todos os membros da equipe.
* Olhe além do problema - não é sempre a situação, mas a perspectiva dos nela envolvidos que faz com que a raiva se manifeste, o que pode finalmente conduzir a um sério conflito.
* Encontre as bases para um acordo - os membros da equipe podem não ter os mesmos ponto de vista, mas necessitam de um ponto de partida para começar a discussão de uma nova idéia. Faça com que os membros da equipe reconheçam as diferenças de opinião, e procure maneiras de eliminar as lacunas ou as diferenças entre elas.
* Confronte os problemas confidencialmente - se você tiver que confrontar um membro da sua equipe, um cliente ou um vendedor , o faça em particular. Vozes exaltadas não têm nenhum lugar no trabalho. Porém, isto não significa que você tenha que aceitar um desempenho mediocre ou a falta de cooperação de um membro da equipe.
* Evite a hostilidade reformulando a conversação -comunique-se com cuidado. Isto é especialmente importante ao tratar com pessoas com quem tenha ocorrido desentendimentos. Recomende a estas pessoas a não provocar novos desentendimentos, sendo invasivos ou artificilamente amigáveis.
* Enfatize o positivo - quando você percebe o desempenho positivo de um colaborador que, normalmente, é difícil de trabalhar, reconheça o seu mérito imediatamente. Deixe esta pessoa saber que o seu desempenho está sendo apreciado.
* Suavize o clima - fale de uma maneira franca, mas não ameaçadora . Falar de forma aberta e honesta com os membros da equipe, especialmente com quem ocorreu no passado conflitos de personalidade, pode pôr fim a futuros problemas.
COMO SER UM GERENTE DE PROJETO EFICAZ
O que é ser um gerente de projetos eficaz?
Encontrar soluções para executar tarefas complexas e multifuncionais, no tempo previsto e dentro do orçamento, mas sem a pretensão de fazer tudo sozinho. A habilidade de planejar, coordenar e entregar projetos significa utilizar as habilidades necessárias de liderança para influenciar seus colaboradores, para que estes executem o trabalho.
Dicas importantes:
* Defina claramente, desde o início, o escopo do projeto em questão. Tome os objetivos e necessidades do projeto e os transforme em parâmetros concretos para sua implementação. Essa é a melhor maneira de evitar que o projeto evolua fora do controle.
* Defina prazos realistas que permitam que você se mantenha no cronograma. Defina tais prazos em conjunto com seus colaboradores e todos aqueles da equipe para quem o projeto está sendo desenvolvido.
* "Realista" é a palavra-chave, pois a própria equipe não irá comprar a idéia se não acreditarem que poderão entregar no prazo.
* Desmembre o seu projeto em tarefas menores e gerenciáveis. Isto fará o trabalho menos intimidante para os membros da equipe e permitirá que se termine determinado grupo de tarefas no prazo.
* Delegue as tarefas baseando-se nas competências dos membros da equipe. Conheça os atributos individuais de cada membro e delegue tarefas baseando-se neles. Monitore o trabalho para assegurar que as tarefas estejam sendo realizadas conforme previsto.
* Estime o impacto que o custo terá sobre o seu projeto. Um gerente de projeto precisa estimar, com antecedência, todos os custos inerentes ao projeto, para então começar a dispor dos recursos requeridos.
* Seja um entusiasta em relação ao projeto. O entusiasmo de um líder inspira outros, facilitando a manutenção da equipe motivada e envolvida. Seja otimista, mesmo que algo não saia conforme o planejado, para evitar que o moral da equipe baixe. Ajude o grupo a superar depressões emocionais com atitudes positivas.
* Instale e valorize o espírito de equipe. Os membros da sua equipe devem estar orgulhosos em fazer parte do grupo. Quando eles não estão entusiasmados pelas realizações passadas nem motivados pelos novos objetivos, não estarão comprometidos em um esforço conjunto junto a você. Isto poderá criar problemas para você, tornando mais difícil a conclusão do objetivo da equipe.
* Antecipe possíveis obstáculos. Todos os projetos têm problemas. Desenvolva e dê prioridade aos planos de contingência e saiba quais as alternativas para implementá-los, quando necessário. Isto reduzirá a necessidade de medidas drásticas, e irá assegurar a conclusão bem sucedida do seu projeto.
* Planeje as mudanças. Durante toda a extensão de um projeto, mudanças poderão ser necessárias. Um gerente de projeto eficaz terá sempre pronto um sistema de mudança que irá lhe ajudar a ajustar o rumo do seu projeto rapidamente.
* Mantenha uma visão global. Em vez de focar somente nos detalhes das tarefas que devem ser feitas, foque no objetivo final. Dessa forma, você ficará menos vulnerável se um problema específico ocorrer no meio do caminho. Mantenha uma visão clara e prepare o seu projeto para os momentos difíceis.
* Tome o controle do "pulso" do projeto. Como líder você tem a obrigação de monitorar o progresso da sua equipe, em função das tarefas realizadas, bem como dos recursos aplicados. Não diminua a sua participação. Seu envolvimento permanente ajudará a manter o seu projeto no trilho.
COMO DELEGAR ASSERTIVAMENTE TAREFAS
Delegar tarefas e responsabilidades da forma correta é um dos maiores desafios encontrados pelos participantes de "O Aprendiz". Muitas vezes vemos o gerente de projetos sucumbir à tentação de querer fazer tudo sozinho ou, então, de seguir na direção oposta: delegar incumbências sem maiores critérios e perder o controle de todo o projeto. Se na sala de reuniões ele começar a culpar os outros pelo fracasso, ouvirá de Donald Trump a pergunta: "Por que você não tomou o controle da situação?". Se assumir a responsabilidade pelas decisões finais, a pergunta será: "Por que você não ouviu as opiniões dos demais?"
A situação aparentemente contraditória indica o delicado equilíbrio necessário na hora de delegar tarefas. Se por um lado o líder precisa ouvir as opiniões de sua equipe, sabendo quando acatá-las e quando rejeitá-las sem causar mal-estar, por outro lado é fundamental que ele delegue responsabilidades de acordo com a competência e habilidade de cada um - o critério, aqui, não é escolher quem se oferece para executar uma tarefa, mas quem é realmente capaz de executá-la. A pessoa para a qual a tarefa foi delegada é responsável por sua execução. Contudo, a responsabilidade pelos resultados finais é sempre do líder.
Sendo assim, não deixe de:
Estabelecer objetivos - Fale claramente à sua equipe quais são as metas a serem alcançadas para que o projeto seja bem-sucedido e determine junto com ela o que é necessário para chegar lá.
Fazer com que a equipe se sinta envolvida no projeto - Incentive seus colaboradores a participar da elaboração da estratégia mais adequada para atingir os resultados desejados. Seja diplomático, porém firme, ao acatar e rejeitar sugestões. Embora a decisão final caiba ao líder, é importante não fazer com que os demais membros da equipe se sintam alienados do processo.
Selecionar a pessoa certa para cada tarefa - Quando alguém se oferecer como voluntário para determinada missão, certifique-se de que a pessoa em questão tem o perfil mais adequado para realizá-la com os resultados desejados.
Fornecer direções - A pessoa encarregada de uma tarefa deve ter uma certa autonomia para executá-la, mas a direção quem dá é o líder. Oriente seus colaboradores, sem demonstrar prepotência.
Ter certeza de que todos entendem o que você espera deles - É impossível delegar tarefas com sucesso se os membros da equipe não compreenderem com clareza o que você espera que façam e que resultados devem ser atingidos.
Evitar surpresas desagradáveis - Não confie apenas no que você espera que cada um faça. Certifique-se de que eles estão fazendo o que é esperado. Faça follow-ups constantes para acompanhar o desenvolvimento do projeto, mas faça-o de maneira rápida e objetiva. Não permita que os follow-ups se transformem em reuniões intermináveis e pouco producentes.
Saber o que delegar e o que não delegar - Nem tudo pode ser delegado. Organizar a equipe, avaliar desempenhos e determinar direções (e mudanças de direções) são responsabilidades exclusivas do líder.
Ficar em contato constante - Dê "empowerment" aos envolvidos, deixe-os trabalhar, mas combine pontos de checagem ao longo do percurso para que você acompanhe o andamento dos trabalhos. Tenha uma linha de comunicação aberta para saber como caminham e dê o suporte necessário (e se necessário)
Fazer elogios e críticas - Elogie aqueles cujos desempenhos se destacaram e faça uma avaliação crítica dos que ficaram aquém do esperado. Não aceite o jogo de "empurra-empurra": cada qual deve responder pela tarefa que lhe coube, assim como você terá de responder pelo resultado final.
COMO COMUNICAR-SE DA MANEIRA CERTA COM SEU CHEFE
A maioria dos chefes gosta quando seus subordinados comunicam efetivamente novas idéias, falam de inovações e melhores formas de atingir resultados. Falando um pouco sobre O Aprendiz, se tem algo que deixa Donald Trump irritado é quando um candidato começa a interrompê-lo repetidas vezes quando ele está falando. O público já presenciou essa cena diversas vezes e deve ter se espantado com a falta de tato que alguns participantes têm demonstrado ao se dirigirem ao chefe. Saber quando e o quê falar é fundamental.
Tenha sempre em mente as seguintes dicas:
Reuniões exigem preparação - Cuidado com o improviso. Antecipe as questões que possam surgir e certifique-se de que você está em condições de respondê-las. Prepare com antecedência todo o material que precisa levar. Esquecer de algum documento que deveria ser apresentado é constrangedor e até mesmo sinal de negligência. Na dúvida, leve mais do que necessário e não os apresente se não surgir a necessidade (prevenir é dever de todos!)
Pense antes de falar - Não se exponha inutilmente. Pense sobre as ações e sentimentos que pretende expressar. Em um episódio de O Aprendiz, um dos membros da equipe perdedora tinha imunidade, ou seja, pelas regras do programa, não estava sujeito a ser demitido, pois havia liderado a equipe vitoriosa no episódio anterior. Porém, no afã de defender seu desempenho, ele disse que sua atuação fora tão boa que estava disposto a abrir mão de sua imunidade, pois tinha certeza de que não seria demitido. A bravata acabou lhe custando a chance de continuar no programa.
Seja conciso nas respostas - Responda objetivamente o que lhe foi perguntado. Não exaspere seu chefe com rodeios, delongas e detalhes que ele não quer saber naquele momento. Se ele quiser saber mais, irá questionar.
Seja direto quando a situação assim exigir - Diga o que você tem a dizer de modo educado, porém firme. Lançar mão de eufemismos, alusões e indiretas não é sinônimo de diplomacia. Na verdade, isso é recebido como um sinal de que você não tem coragem de expor e defender sua verdadeira opinião.
Busque a informação certa - Se seu chefe lhe faz uma pergunta e você não tem as informações necessárias para respondê-la, a melhor saída é ser honesto e dizer que precisa buscar mais informações a respeito. Chutar, enrolar ou passar dados incorretos o colocarão numa situação muito pior.
Timing é tudo - Principalmente se você tiver de discutir um aumento de salário, uma promoção ou um tema pessoal. É caminho certo para o desastre tentar falar disso com seu chefe quando ele está muito ocupado lidando com algum problema urgente da empresa ou quando ainda está sofrendo o impacto de alguma má notícia ou revés. Use sua sensibilidade e bom senso para perceber se o momento é adequado ou não.
Saiba argumentar - Não confunda argumentação com discussão. Se tiver de contrariar seu chefe, certifique-se de que sua argumentação é sólida. Apóie-se em números, dados e fatos, e não apenas em opiniões. Mantenha o tom cordial para evitar bate-bocas e confrontos. Não encare a situação como uma disputa. A palavra final é dele, mas você poderá ajudá-lo a chegar à decisão mais adequada se fornecer informações úteis.
Atenção com a linguagem corporal - Ao falar com o chefe, mantenha uma postura alerta e poderá sofrer um duro golpe.
COMO LANÇAR E POSICIONAR UM NOVO PRODUTO
Muitas das tarefas de O Aprendiz envolvem o lançamento e/ou o posicionamento de um novo produto no mercado.
Para competir e ser bem-sucedido nessa tarefa, tanto no programa quanto na vida, é necessário, antes de tudo, conhecer bem o mercado para o qual o novo produto se destina. Esse conhecimento é importantíssimo na hora de elaborar a estratégia de lançamento, mas está longe de ser o único ingrediente para o sucesso. A cada dia o mercado torna-se mais complexo e competitivo e fatores intangíveis, como a intuição e o feeling, também desempenham um papel fundamental nesse processo. Compreender as forças internas e externas desse mercado irá impactar na lucratividade do produto e na sobrevivência da empresa.
Não deixe de considerar os seguintes aspectos:
Acredite no produto - Antes de convencer quem irá comprar, o produto deverá convencer quem irá vendê-lo.
Estabeleça objetivos de marketing - Defina com clareza as metas que devem ser alcançadas para que o produto possa ser considerado um sucesso.
Conheça o público consumidor - Não há como criar uma estratégia de marketing vencedora sem saber exatamente para quem esse marketing será dirigido e quais são os hábitos, gostos, preferências e expectativas desse público. Tenha em mente que as pessoas compram o que querem comprar, não necessariamente o que precisam.
Estude ao máximo a concorrência - É preciso saber com quem você irá competir, em todos os seus detalhes. Pesquise produtos similares existentes no mercado e analise seus pontos fortes e fracos. Isso lhe mostrará quais são as vantagens de seu produto, clarificando o que o torna melhor e/ou diferente dos demais. São esses aspectos que irão direcionar toda a campanha de marketing. Considere os 4 p's básicos do marketing:produto/preço/promoçao/pontos de venda.
Descobra como se destacar - Em um mercado extremamente competitivo, não basta somente ter o melhor produto. É preciso que todos saibam que ele é melhor. Uma estratégia de marketing equivocada pode enterrar até mesmo as idéias mais brilhantes.
Estabeleça o preço certo - Por quanto seu produto deve ser vendido para dar lucro? Qual é o lucro esperado? Esse valor se encaixa no perfil socioeconômico do público alvo? Respostas a essas questões são cruciais para determinar a viabilidade do novo produto e evitar prejuízos.
Atinja o seu mercado - Faça com que a mensagem atinja potenciais consumidores na hora em que eles gostariam de estar pensando em tê-lo. Isso significa usar a variedade de canais existentes em diferentes horários e épocas do ano, dependendo do ciclo de compra ou de validade do produto.
COMO SER UM EXCELENTE LÍDER
"Muitos acreditam que os líderes ascendem naturalmente ao topo, enquanto outros acham que a liderança necessita ser desenvolvida e aperfeiçoada. A fim de impulsionar sua própria carreira como líder, você deve ser visionário, pioneiro, estrategista, comunicador, treinador, diplomata e político", diz Edward T. Reilly, presidente e CEO da American Management Association. "A AMA descobriu que os líderes mais bem-sucedidos são os que se concentram no quadro geral bem como nos procedimentos operacionais", diz Reilly. Ele oferece o seguinte conselho:
Comunique seus objetivos a sua equipe - Defina sua estratégia e objetivos para seu staff. Se você não tem certeza sobre onde quer chegar, então não saberá quando chegar lá.
Estabeleça valores a serem seguidos pelos colaboradores - Esses valores devem refletir os padrões éticos e interpessoais que, a seu ver, precisam ser respeitados pelo seu pessoal.
Crie um clima de confiança e abertura à comunicação em todos os níveis - Seus executivos e gerentes devem sentir que podem falar honestamente com você, sem temer quaisquer conseqüências. Há um provérbio que diz: "Se você acha que está liderando e ninguém o está seguindo, então você está apenas dando um passeio". Seu staff não o seguirá, sem restrições, caso sinta que não pode se comunicar abertamente com você.
Projete a imagem de um líder - Você não deve se parecer com um super-herói para ser um líder, mas deve transmitir credibilidade. Você precisa se mostrar confiante e competente, demonstrar segurança, que sabe o que quer e o que esperar de seus funcionários. Deve ainda demonstrar o quanto se importa com eles e deixar claro que todos podem confiar no que você diz.
Ouça - Escute o conteúdo factual e emocional. Há ocasiões nas quais a observação da linguagem corporal e do tom de voz indicam com maior precisão o que realmente está acontecendo.
Concentre-se - Estabeleça suas prioridades, bem como as prioridades de sua organização. Pense quais pontos críticos de sua operação irão exigir sua atenção pessoal. Transfira outras áreas importantes às pessoas nas quais você confia e sabe que irão dar conta do recado.
Seja resoluto - Tome decisões ao longo do processo. Não permita que elas se acumulem. A soma de uma série de pequenas decisões pode ser mais difícil de lidar do que uma única, maior e mais complexa. Ao mesmo tempo, evite decisões sem reflexão. Seja rápido ao tomar decisões reversíveis, mas cuidadoso ao tomar as irreversíveis.
Transmita confiança, convicção e entusiasmo - Demonstre um otimismo inabalável em relação às chances de sucesso de sua empresa e de seu staff. Mostre-se comprometido com seus objetivos e expresse a confiança que sente na capacidade que seus colaboradores possuem para atingi-los. Ao mesmo tempo, mantenha expectativas realistas e forneça os recursos necessários para que possam cumpri-las.
Motive seu staff por meio do reconhecimento e do exemplo - O reconhecimento dos méritos de seus funcionários é uma poderosa motivação. E o exemplo também. Aprimore sua conduta e desempenho de modo a inspirar os demais. Se sua performance não for consistente e de alto nível, reveja seus padrões. Não há como inspirar seus subordinados a fazer um bom trabalho se você próprio não estiver fazendo.
Demonstre iniciativa - Não deixe passar oportunidades. Como líder, você deve estar sempre atento a tudo que possa contribuir para o sucesso de sua equipe e de sua empresa.
Disponha-se a correr riscos calculados - O ex-presidente americano John F. Kennedy disse: "Toda ação implica riscos e custos. Mas eles são muitos menores do que os riscos e custos de uma confortável falta de ação".
Enfrente os problemas - Não os ignore. Encoraje seus funcionários a solucionar os problemas com os quais se deparam no caminho.
Fonte: Ricardo Bellino é fundador da Trump Realty Brazil, tendo sido considerado pelo próprio Donald Trump, em seu novo livro "Pense como um Bilionário", como uma verdadeira inspiração e exemplo para os aspirantes a aprendiz. É também o mentor do INEMP - Instituto do Empreendedor e autor dos livros PDI - O Poder das Idéias e Sopa de Pedra, ambos sucesso de crítica e vendas.
Silvana Case é vice-presidente executiva do Grupo Catho, uma das maiores empresas de consultoria em Recursos Humanos do País. Atua na orientação de carreira e no recrutamento de executivos. Nos últimos 2 anos, vem conversando com empresários e CEO's para conhecer a fundo a trajetória profissional de pessoas que fazem a diferença no cenário econômico brasileiro - pessoas que chegaram lá. Para conhecer um pouco das histórias de sucesso de pessoas como eu e você, acesse www.catho.com.br/jcs.
