Nota Fiscal Eletrônica - Passo a Passo ~ EM MANUTENÇÃO

Atenção: esse é um passo a passo simplificado e NÃO substitui as informações/regras presentes no site da Secretaria da Fazenda de seu Estado.
Após algumas dificuldades de implantar a nota fiscal eletrônica na empresa, desenvolvi esse pequeno passo a passo para ajudar outras empresas na implementação da nota fiscal eletrônica utilizando o programa disponibilizado pelo governo.
Para as que tiverem tempo antes de a nota tornar-se obrigatória, sugiro utilizar o programa na versão de testes (homologação) para aprender a utilizar o sistema e ensinar as pessoas que emitirão as notas no dia a dia.
Requisitos Necessários
Para a emissão da nota fiscal eletrônica são necessários os seguintes itens:
- Computador (com configuração similar ou superior ao Pentium III);
- Acesso à internet;
- Ter senha de acesso no posto fiscal eletrônico. O contador normalmente tem essa senha, se não tiver, é necessário preencher o formulário disponível emhttp://www.facebook.com/l/FAQDwCmSBAQCNeFupuygi2OdEdxHQrCrRH2co5ip2J1NjLw/pfe.fazenda.sp.gov.br/ (no quadrado contribuinte tem um link para Requerimento de Senha), conforme instruções e dirigir-se até o posto fiscal mais próximo.
- Certificado Digital tipo A1 (que é um arquivo que ficar armazenado no computador, tem validade de 1 ano e custa em torno de R$ 250,00) ou A3 (que é um cartão com chip e necessita de uma leitora, tem validade de 3 anos e custa aproximadamente R$ 450,00 sem a leitora e R$ 600,00 com a leitora).
Para a compra do certificado é necessário escolher uma empresa certificadora (a lista está emhttp://www.facebook.com/l/wAQAyuR0fAQD0CIKPmr8kScEoH5BStpwzRm69Tmijw0QGUw/www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp) fazer a compra e agendar um horário para retirar o certificado. Nesse dia será necessário levar o cartão do CNPJ da empresa e os originais e cópia simples dos seguintes documentos: contrato social da empresa – primeira e última alteração -; RG, CPF, comprovante de endereço com menos de três meses e uma foto 3x4 recente do representante legal da empresa e também o RG, CPF, comprovante de endereço com menos de três meses e uma foto 3x4 recente da pessoa física que será responsável pela emissão da NFe (ambas deverão comparecer para assinar).
Download do programa Emissor de NFe
O download do programa emissor pode ser feito a partir do linkhttp://www.facebook.com/l/VAQC62AtGAQB3qWxTodqZjfQLQKdJgpOokdskOJE6jK1a3w/www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/emissor.aspx. Esse link também dá acesso a um treinamento sobre a emissão da NFe, que recomendo bastante (existe um manual do contribuinte disponível para download, mas esse manual é técnico e é destinado a profissionais de informática que pretendem integrar o programa do governo com o seu próprio programa).
Quando solicitar o download, o site verificará se você tem a versão do JAVA necessária para que o programa funcione. Se não tiver, o site vai encaminhá-lo para o site do JAVA para que possa fazer o download da versão. Se isso acontecer, será necessário entrar novamente no link acima e solicitar a instalação do programa emissor novamente.
Credenciamento para a emissão da NFe
Feito isso, será necessário solicitar o credenciamento da emissão da NFe no site da secretaria da fazenda do seu estado (em São Paulo o link é:http://www.facebook.com/l/lAQArO7iCAQBI4KFXEJ5jllkIcbN_qcFaEGmxK4HSa9qVng/https%3A%2F%2Fwww.fazenda.sp.gov.br%2FCredenciamentoNfe%2FBase%2FPaginas%2FLoginPfe.aspxe o usuário é o mesmo do posto fiscal eletrônico).
Vai entrar numa tela e será necessário cadastrar as pessoas físicas que emitirão nota e pedir a liberação para emissão das notas na versão de teste (homologação) ou na versão de produção. Cuidado para não pedir credenciamento para a emissão na versão de produção antes de estar preparado ou antes do início da obrigatoriedade – a partir desse momento, suas notas em papel não valerão mais e você será obrigado a emitir somente a nota eletrônica.
Iniciando o programa emissor
Atenção: o programa emissor não aceita acentos!
Encontre a localização do programa no seu computador e abra-o. Na primeira vez, ele abrirá uma tela para você cadastrar sua empresa como emitente das NFe: clique em incluir e preencha com os dados da sua empresa. Caso tenha o logotipo em formato de imagem (jpg ou bmp) faça upload para que ele apareça nas DANFEs que você gerar. Nas demais vezes, você deverá selecionar a empresa que deverá emitir as NFe e clicar em Iniciar.
Após cadastrar sua empresa, clique em Sistemas > Certificados e instale seu certificado, conforme seu tipo (A1 ou A3).
Feito isso, já é possível começar a emitir as NFe.
Cadastros Iniciais
Você pode cadastrar seus Clientes e Transportadoras inicialmente ou então durante a emissão das notas fiscais. No caso dos produtos, se seus produtos são sempre os mesmos e possuem o mesmo valor unitário, recomendo o cadastro antecipado, porém se cada venda for de um produto com características e valores diferentes, indico que preencha suas informações diretamente em cada uma das notas fiscais emitidas.
Para cadastrar seus Clientes antecipadamente clique em Cadastros > Clientes e no botão incluir (localizado na parte inferior esquerda). Preencha os campos solicitados, como Razão Social, CNPJ, IE, Endereço, etc.
Para evitar problemas de erros na emissão da NFe, recomendo que solicite um cadastro atualizado do Cliente ou confira os dados através da Receita Federal (no linkhttp://www.facebook.com/l/PAQBRWX1aAQC2mfsV81I4hjBCqOVthH1vmEXw-cyPx8_mgA/www.receita.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp) e no Sintegra (no linkhttp://www.facebook.com/l/bAQANyBk8AQBJB7y4w0ImkBFXAYGU13FZigtTUeAYB8hL7Q/www.sintegra.gov.br) – se tiver algo que o programa identifique como incorreto, ele não validará a NFe para envio e você poderá perder muito tempo para corrigir o erro.
Para cadastrar as transportadoras, deve-se clicar em Cadastros > Transportadoras e proceder da mesma forma que o cadastro de Clientes.
Para cadastrar os produtos, clique em Cadastros > Produtos. Você verá a lista dos produtos já cadastrados e deverá clicar em Incluir (no canto inferior direito).
Na tela que abrir, você deverá preencher o código e a descrição do produto. Feito isso, informe a unidade comercial e a unidade tributada (exemplo peça, kilo, unidade, metro, etc) e a quantidade comercial e quantidade tributada (normalmente, utiliza-se 1 – valores unitários). Enfim, preencha o valor unitário do produto e informe os itens adicionais conforme sua necessidade (classificação fiscal, peso, etc.).
Em baixo dos campos do produto existe uma tabela de tributos. Clique em incluir e preencha os valores do ICMS, origem da mercadoria, alíquotas, deduções, etc, da mesma maneira que é na sua nota fiscal. Se sua empresa for optante pelo simples nacional ou o ICMS do produto já tiver sido pago por outra empresa (substituição tributária) deixe a alíquota de ICMS zerada. Se você for o substituto tributário preencha os campos com a margem de valor agregado (ex. 40%), e a alíquota do imposto do seu estado. Após o preenchimento, inclua o tributo (clicar em incluir - ok).
No fim dessa página estão as informações referentes ao IPI. Preencha-as conforme a tributação da sua empresa. Se for optante pelo Simples Nacional ou não for tributado por algum motivo, deixe TODOS os campos em branco.
Clique em Incluir para salvar o produto. A partir de agora ele estará cadastrado na sua lista de produtos.
Para editar qualquer cadastro, selecione o produto/transportadora/Cliente e clique em editar/alterar.
Emissão de uma NFe
Para emitir uma nota fiscal eletrônica, clique em Notas Fiscais > Emitir nova nota. Todas as informações necessárias para a emissão da nota estarão disponíveis em nove abas.
a 1 – Dados da NFe
Nessa aba você deverá preencher os dados da nota: Natureza da Operação, tipo de documento, data de emissão e saída, se a DANFE será emitida em retrato ou paisagem e outros.
A numeração da nota fiscal será gerada por você e a fiscalização recomenda que seja iniciada da 001. Preste atenção nas notas, pois ela pode ter seu número alterado durante a transmissão e você deverá inutilizar a numeração intermediária entre a última nota emitida e esta que teve seu número alterado (Notas Fiscais > Inutilizar Faixa de Numeração). Se quiser emitir notas de mais de um computador, utilize o programa em rede ou tenha um controle RIGOROSO dos números das notas.
Aba 2 – Emitente
Essa aba informa o emitente da nota, então nela já estarão preenchidos os dados da sua empresa – não é preciso fazer nada nessa aba.
Aba 3 – Cliente
Nessa aba, você deverá preencher os dados do destinatário. Clique em pesquisar e, caso o Cliente já esteja cadastrado, selecione o Cliente e clique em Carregar.
Se não estiver cadastrado, clique em incluir, cadastre o Cliente normalmente, depois o selecione na tabela e clique em carregar.
Se o endereço de entrega ou de retirada for diferente do endereço do Cliente ou da sua empresa, assinale a opção correspondente e preencha com o endereço correto – Atenção: esse endereço não será impresso na DANFE.
Aba 4 – Produtos e Serviços
Para incluir um produto na NFe clique em incluir. Na tela que abrir, se você for utilizar um produto já cadastrado, clique em pesquisar, selecione o item na tabela e clique em carregar. Se não for utilizar um item cadastrado, siga preenchendo TODOS os dados necessários – os que serão comentados a seguir e os que foram comentados no item Cadastros Iniciais.
Selecione o CFOP referente ao produto, a quantidade comercial e tributada vendida (ex 10). Preencha então o valor total bruto – como o sistema não calcula automaticamente, multiplique a quantidade pelo valor unitário e coloque o resultado no campo.
Note que nessa tela existem outras abas para o item produto. A segunda aba trata os tributos: na aba ICMS informe a base de cálculo do ICMS e verifique se o valor está correto (se o produto não tiver sido cadastrado previamente, será necessário informar as alíquotas e deduções). Se sua empresa for o substituto tributário, preencha a base de cálculo ST (multiplique o valor total pelo MVA e some o resultado ao valor total).
Se você for optante pelo Simples Nacional e Substituto tributário, deixe a alíquota do ICMS e a base de cálculo zeradas, informe a base de cálculo da ST e informe o valor do imposto de ST manualmente (conforme a resolução 61/09 você tem o aproveitamento referente a operação própria de acordo com alíquota interna do seu estado ou interestadual). Esse valor é calculado da seguinte maneira:
CMS ST = (Base de Cálculo ST x Alíquota ICMS) - (Valor Total do Produto x Alíquota ICMS)
Na aba IPI, preencha de acordo com a tributação do seu produto ou utilize a condição referente à sua empresa. Para Super Simples, utilize o IPI 53 (não tributado) e informe o código de enquadramento (se não tiver ainda, use 999).
Na aba PIS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super Simples utilize a opção PIS08.
Na aba COFINS, preencha de acordo com a tributação do seu produto. Para Super Simples utilize a opção COFINS08.
Na aba ISSQN informe o valor dos serviços e calcule os impostos correspondentes. Se não houver serviços, deixe em branco.
Na aba Imposto de Importação, informe os impostos de importação. Se o produto for nacional, deixe em branco.
Finalizando o preenchimento dos tributos, preencha as informações adicionais, se existirem e finalmente, se o produto for importado, preencha a declaração de importação. Se não for o caso, deixe essas abas em branco.
Siga os passos para cadastrar todos os PRODUTOS vendidos na NFe.
ba 5 – Totais
Essa aba mostra os valores totais da nota. Clique em Calcular e confira os valores.
Aba 6 – Transporte
Deve-se informar o “frete por conta de” e outras informações necessárias, da mesma maneira que fazia na nota fiscal em papel.
Aba 7 – Cobrança
Deve-se preencher os dados da fatura, número, valor total bruto, desconto e valor líquido e as duplicatas (número, valor e vencimento) – preencha e clique em incluir. As informações sobre as duplicatas não aparecem na DANFE, então, se desejar, informe esses valores nas informações adicionais.
Aba 8 – Informações Adicionais
Nessa aba, você colocará todas as informações adicionais para seu Cliente e para o Fisco.
Para o Cliente você pode informar o número do pedido, prazo de pagamento, vendedor, valores e datas de vencimento, etc.
Para o fisco, deve informar qualquer desconto ou qualquer informação sobre dedução e isenção de impostos. Por exemplo, para uma empresa optante pelo Simples Nacional que é substituto tributário deve-se colocar algo como:
Documento emitido por empresa optante pelo Simples Nacional. Permite o aproveitamento de R$ xx,xx correspondente a alíquota de xx%, conforme reslução 61/09.
Verifique com o contador o texto mais adequado para sua empresa.
Aba 9 – Exportação e Compras
Se aplicável, informe os dados sobre exportação e compras.
Finalmente, a nota fiscal está totalmente preenchida. Salve a nota e passe para o procedimento de transmissão da NFe.
- Validação
Clique em validar. Caso exista algum erro na NFe, a nota não será validade e o programa informará os erros. Clique em Editar, corrija os erros e tente revalidar a nota – repita isso até que a nota seja validada.
- Assinatura
Após a validação, clique em Assinar: você deverá colocar a senha do seu certificado e clicar em selecionar. Caso ocorram erros, os corrija, revalide a nota e assine-a novamente.
- Transmissão
Após assinar a nota, clique em transmitir. Mais uma vez deverá informar a senha do seu certificado. Se existirem erros os corrija e recomece validando a nota. Aguarde até o status estar como “APROVADO”. – a transmissão e aprovação podem demorar alguns segundos.
Quando a nota estiver aprovada clique em Imprimir DANFE, a visualize e a imprima quantas vias desejar (ela deverá acompanhar seu produto até o destino). Se desejar, salve em *.pdf para enviar ao seu Cliente ou para arquivar. Ela deve ser impressa em papel sulfite A4 ou similar em impressora laser o a jato de tinta.
Como a DANFE tem o protocolo de recebimento e é necessário guardá-lo assinado pelo seu Cliente, recomendo a impressão de uma via para colar o protocolo, como é feito com a nota de papel.
Feito isso, clique em Exportar e selecione a localização para gravação e o tipo de arquivo que deseja *.txt ou *.xml. Esse arquivo é a NOTA FISCAL ELETRÔNICA e deverá ser arquivada pelo tempo exigido pela legislação (atualmente 5 anos) em mídia digital (CD, Pen Drive, etc) por você e pelo seu Cliente.
Finalmente, você deverá enviar um e-mail para seu Cliente (recomendo que pergunte a ele para qual e-mail você deve enviar a NFe) contendo o arquivo da NFe e a chave de acesso para consulta na internet. Optei por mandar também uma cópia da DANFE para que ele possa pegar a chave e imprimir quantas vias forem necessárias para seus procedimentos internos. O e-mail deve ser mais ou menos assim: (o link desse e-mail é para a verificação de notas no estado de São Paulo):
Prezado Cliente,
Em anexo estão uma cópia digital da DANFE (*.pdf) e a nota fiscal eletrônica (*.xml).
Salientamos que o arquivo da nota fiscal eletrônica deverá ser armazenado por meio digital pelo prazo estabelecido pela legislação tributária vigente.
A validade da NFe pode ser verificada em http://www.facebook.com/l/yAQAaAN3oAQC5SJfD2GK68nslGahfXwYel-V7s7EmU5if1A/https%3A%2F%2Fwww.nfp.fazenda.sp.gov.br%2Fareapublica%2Fconsultanfe.aspx (a chave de acesso está localizada no canto superior direito da DANFE).
Caso deseje que as próximas notas sejam enviadas para um e-mail diferente deste, pedimos a gentileza de enviar um e-mail para (e-mail da sua empresa) com o novo e-mail para envio.
Ficamos à disposição para maiores esclarecimentos.
Atenciosamente,
DEPTO FISCAL
Sempre mantenha esses arquivos, pois se seu Cliente perder, você deverá enviar nova cópia para ele.
Para ver as notas já emitidas ou em emissão, clique em Notas Fiscais > Gerenciar Notas.
Explore outras funcionalidades do programa, conforme suas necessidades!!!
Considerações Finais
Caso o sistema do governo (para transmissão) esteja com problemas ou você esteja sem internet por algum motivo, você poderá emitir a nota em “CONTINGÊNCIA”. Porém, essa DANFE deverá ser impressa em papel de segurança, que deve ser comprado – ele é em papel moeda – mas é caro. Por isso, conforme orientação da fiscalização, se puder evitar a emissão desse tipo de nota melhor!!!
Se não der, quando o sistema ou internet retornarem, essa nota deverá ser assinada e transmitida normalmente, como se fosse uma nota normal.
A nota fiscal eletrônica e a DANFE são aceitas em todo território nacional e seu Cliente é obrigado a aceitá-la.
Finalmente, se seu Cliente não tiver e-mail, você deverá gravar um CD, disquete ou qualquer tipo de mídia e entregar para ele. Segundo a lei, o emissor é responsável por entregar o arquivo da NFe para o Cliente, não importa como.
Espero ter ajudado e fico a disposição!
Publicado por Ana Regina N. Bergamini às 9:40 AM