A nova lei do estágio de estudantes

Aparecida Tokumi Hashimoto

No novo cenário do mundo globalizado, em que a competição entre as empresas é cada vez mais acirrada, a redução dos custos da mão-de-obra tornou-se uma necessidade premente nas organizações privadas. Isso acarretou uma corrida na contratação de estagiários pelas empresas por ser uma opção econômica mais viável, mesmo com os riscos de reclamações trabalhistas, por prever uma jornada de oito horas diárias e não ter os custos e encargos sociais que oneram a produção e a folha de pagamento dos empregados, como horas extras, férias, aviso prévio, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, adicional noturno, gratificação natalidade e licença maternidade.
O crescente número de estagiários contratados pelas organizações para desempenhar funções típicas de empregados, em verdadeiro desvio de atividades, impôs a necessidade de uma nova lei que limitasse a utilização de estagiários dependendo do número de empregados efetivos da empresa (artigo 17), o que a legislação anterior não estabelecia. Essa limitação não se aplica aos estagiários de ensino superior e de ensino médio profissional. Em muitos desses casos, o estágio era um subemprego disfarçado, como indicam as crescentes demandas que aportam na Justiça do Trabalho, com pedido de vínculo empregatício, em razão do desvirtuamento do estágio: não há compatibilidade entre as atividades executadas pelo estagiário e o curso por ele freqüentado, exigência da lei antiga e reforçada na nova lei.
A iniciativa da nova lei de estágio visa minimizar a exploração da mão-de-obra de milhares de estudantes que, na vigência da lei antiga, só tinham direito ao seguro contra acidentes pessoais, pois até o pagamento da bolsa era facultativa. A nova lei estende alguns direitos aos estagiários: limitação da jornada de atividade a quatro ou seis horas diárias, dependendo da modalidade de educação; concessão compulsória de auxílio-transporte e o pagamento obrigatório de uma bolsa ou outra forma de contraprestação aos estágios não obrigatórios (aquele desenvolvido como atividade opcional); recesso remunerado de 30 dias a ser gozado, preferencialmente, durante as férias escolares para os estágios com duração igual ou superior a um ano; dias de recesso em número proporcional, nos casos de estágio com duração inferior a um ano; e aplicação da legislação relacionada à saúde e à segurança no trabalho.
Antes da edição da Lei 11.788, de 25/09/2008, algumas empresas já estendiam, por liberalidade, alguns direitos dos empregados aos estudantes com contrato de estágio, tais como férias anuais de 30 dias, gratificação de Natal, plano de saúde, vale-alimentação, faltas abonadas nas mesmas hipóteses previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas, intervalo para refeição e descanso e outros.
Agora, a nova lei (parágrafo 1º, artigo 12) procurou estimular as empresas que oferecem estágio a conceder benefícios relacionados a transporte, alimentação e saúde, entre outros, com objetivo de melhorar a condição social do estudante, sem o temor da caracterização do vínculo empregatício.
A obrigatoriedade do pagamento de uma contraprestação, no caso de estágio não-obrigatório, é um fator importante, pois o estudante pode utilizar o valor da bolsa para custear as mensalidades escolares e os livros necessários ao seu aprendizado.
No caso de estágio obrigatório (determinado pelas diretrizes curriculares da etapa, modalidade e área de ensino e do projeto pedagógico do curso), o pagamento da bolsa ou outra forma de contraprestação e do auxílio-transporte é uma liberalidade da unidade concedente do estágio. Da mesma forma, no caso de estágio obrigatório, a responsabilidade pela contratação do seguro de acidentes pessoais poderá, alternativamente, ser assumida pela instituição de ensino (parágrafo único do artigo 9º). Se o estágio é não-obrigatório, caberá à unidade concedente do estágio contratar em favor do estagiário seguro contra acidentes pessoais, cuja apólice seja compatível com valores de mercado, conforme fique estabelecido no termo de compromisso (artigo 9º, IV).
Infelizmente, a nova lei não esclarece se o estagiário, no caso de a unidade concedente do estágio não lhe conceder o recesso a quem tem direito, pode ser indenizado pelo valor correspondente. Cremos que sim, pois se o estudante não usufruiu o recesso, por culpa da unidade concedente, tem o direito de substituir a fruição pela indenização. Para evitar discussões sobre o cabimento ou não dessa indenização, convém o termo de compromisso regulamentar os pormenores do direito ao recesso, dentro dos limites da lei, inclusive no caso de desligamento do estudante antes do prazo previsto no contrato de estágio.
Quanto ao auxílio-transporte, a lei é igualmente omissa sobre o valor que deve ser pago, se deve cobrir integralmente os gastos do estudante com transporte no trajeto residência-empresa e empresa-escola (ou residência), ou se o estudante deve arcar com uma parte desses gastos, como ocorre com o empregado que recebe vale-transporte. Fica, assim, a critério das partes (estudante, unidade concedente do estágio e a instituição de ensino) estipular no termo de compromisso o valor do auxílio-transporte a ser pago ao estagiário ou se este receberá vale-transporte ou bilhetes para uso em metrô. Como a lei do estágio não faz alusão à lei do vale-transporte, entendemos que a empresa que concedê-lo não poderá se valer dos benefícios fiscais lá previstos.
A legislação anterior não estabelecia carga horária diária para o estágio, limitando-se a dizer que esta deveria ser compatível com o horário escolar do estudante. No silêncio da lei, tornou-se prática corrente entre as empresas, agentes de integração, estudantes de ensino superior e entidades de ensino a jornada de atividade de oito horas. Dava-se prioridade ao aprendizado prático junto à unidade concedente do estágio, com a disponibilização do estudante para acompanhar toda a rotina de produção ou de trabalho na organização empresarial, em detrimento da formação intelectual na universidade. Isto porque, com a jornada de atividade de oito horas, o estudante fica com as horas do dia comprometidas, dispondo de pouco ou nenhum tempo para dedicar-se aos estudos durante a semana. O estágio em período integral, embora pareça mais atraente por proporcionar uma bolsa de valor superior, pode ser menos interessante a longo prazo, pois afeta o rendimento escolar do estudante e reflete nas estatísticas que indicam deficiência na formação escolar.
Antes mesmo da edição da nova lei de estágio, o Conselho Nacional de Educação já era contrário ao estágio em tempo integral para os estudantes, conforme se vê da Resolução CNE/CEB nº 1, de 21/01/2004, que estabelece diretrizes nacionais para a organização e a realização de estágio de alunos da educação profissional e do ensino médio, inclusive nas modalidades de educação especial e de educação de jovens e adultos. Essa resolução prevê que a carga horária do estágio profissional supervisionado não poderá exceder a jornada diária de seis horas, perfazendo 30 horas semanais (artigo 7º, parágrafo 1º) para aluno do ensino superior.
O artigo 10 da nova lei de estágio prevê jornada de atividade de quatro horas diárias e 20 horas semanais, no caso de estudantes de educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional de educação de jovens e adultos, e de seis horas diárias e 30 mensais, no caso de estudantes do ensino superior, da educação profissional de nível médio e do ensino médio regular.
No caso de estágio relativo a cursos que alternam teoria e prática, nos períodos em que não estão programadas aulas presenciais, poderá ter jornada de até 40 horas semanais, desde que isso esteja previsto no projeto pedagógico do curso e da instituição de ensino (artigo 10, § 1º). Nos períodos de avaliação, a carga horária do estágio será reduzida pelo menos à metade, conforme estipulado no termo de compromisso (artigo 10, § 2º).
A legislação relacionada à saúde e à segurança no trabalho também é aplicável aos estagiários (artigo 14), cabendo à unidade concedente do estágio cumprir as normas de higiene, medicina e segurança do trabalho para evitar danos à saúde física e mental dos trabalhadores e de todos os que prestam serviços em suas dependências, inclusive estagiários e terceiros, sob pena de responder civilmente pelos danos causados.
O estágio implica uma relação triangular entre a instituição de ensino, o estudante e a unidade concedente do estágio (empresa que recebe o estudante). A realização do estágio depende da celebração do termo de compromisso, o qual deve ser firmado por escrito, entre o estagiário, a parte concedente do estágio e a instituição de ensino, onde o estudante esteja matriculado e com freqüência efetiva. O termo de compromisso, que faz nascer a relação de estágio, tem natureza de ajuste do pacto civil. O termo de compromisso de estágio deverá estabelecer as condições de adequação do estágio à proposta pedagógica do curso, à etapa e modalidade da formação escolar do estudante e ao horário e calendário escolar (artigo 7º, I); o seguro de acidentes pessoais; valor da bolsa e do auxílio-transporte para o caso de estágio não-obrigatório; duração do estágio; época da fruição do recesso; indicação do funcionário da empresa que irá orientar e supervisionar o estudante etc... Podem ser previstos outros benefícios como vale-alimentação, plano de saúde etc.
Os estagiários podem ser incluídos como segurados facultativos, sendo que o pagamento da contribuição previdenciária é de responsabilidade exclusiva do estudante estagiário.
Os requisitos legais para realização do estágio estão estabelecidos na nova lei, não criando esta relação jurídica vínculo empregatício de qualquer natureza (artigo 3º caput). Não atendidos os requisitos legais para a realização do estágio, estará caracterizada a relação de emprego para todos os efeitos legais, conforme dispõe o artigo 3º, parágrafo 2º e enseja a aplicação de punição a unidade concedente do estágio, no caso de reincidência na irregularidade (impedimento de receber estagiário por dois anos).
O legislador buscou valorizar o ensino em detrimento das garantias trabalhistas, ao descaracterizar o estágio como emprego. As empresas contribuem para a formação do estudante, ajudando-o a se preparar para se inserir no exigente mercado de trabalho, porque o estágio supervisionado acaba sendo uma excelente oportunidade para o estudante ingressar no mundo do trabalho e ser contratado como empregado.
A nova lei também limita o contrato de estágio ao prazo máximo de dois anos de duração em relação a cada unidade concedente, salvo se se tratar de estagiário portador de deficiência (artigo 11). Com essa limitação, a lei impôs o rodízio forçado das atividades do estagiário, obrigando-o a buscar outras oportunidades de estágio em outras organizações, de modo a enriquecer a sua experiência prática.
O lado bom dessa medida é que evita que o estagiário permaneça executando tarefas repetitivas que pouco acrescentem ao seu processo educativo de formação para o trabalho, apenas em troca de uma bolsa com valor atraente, mas infinitamente menor do que o salário de um trabalhador na mesma organização e que faz as mesmas tarefas.
Exige-se que a unidade concedente do estágio esteja devidamente preparada para receber o estagiário e a assumir a sua responsabilidade na formação educacional, mediante o cumprimento das obrigações previstas no termo de compromisso; oferta de instalações que tenham condições de proporcionar ao educando atividades de aprendizagem social, profissional e cultural; indicação de funcionário do quadro de pessoal, com formação ou experiência profissional na área de conhecimento desenvolvida no curso do estagiário, para orientar e supervisionar até dez estagiários simultaneamente; envio à instituição de ensino, com periodicidade mínima de seis meses, relatório de atividades, com vista obrigatória ao estagiário (artigo 9º).
As unidades concedentes de estágio devem manter à disposição da fiscalização documentos que comprovem a relação de estágio e entregar ao estagiário, por ocasião do seu desligamento, termo de realização do estágio com indicação resumida das atividades desenvolvidas, dos períodos e da avaliação de desempenho (artigo 9º, V e VI).
A lei assegura às pessoas portadoras de deficiência o percentual de 10% das vagas oferecidas pela parte concedente do estágio (artigo 17, § 5º).
Por fim, em relação à aplicação das novas regras legais aos contratos de estágio, firmados anteriormente à vigência da nova lei, a questão é polêmica e só será dirimida pelos Tribunais do Trabalho. Contudo, o artigo 18 da Lei 11.788, de 25/09/2008, parece indicar que os contratos firmados anteriormente a sua vigência não precisam ser ajustados às suas disposições, já que prevê que “a prorrogação dos estágios contratados antes do início da vigência desta legislação apenas poderá ocorrer se ajustada às suas disposições”.
Segunda-feira, 20 de outubro de 2008

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Como funciona o modelo operacional da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e?

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também será transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus ? SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.
Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e.

Emissão e autorização da NF-e

Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e? (atualizado em 31/12/08)

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

· Assinatura digital ? para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;

· Formato de campos ? para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);

· Numeração da NF-e ? para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;

· Emitente autorizado ? se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

· A regularidade fiscal do emitente ? Se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.

Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.
Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.
Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.
A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status ?Denegado o uso?, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda? (atualizado em 31/12/08)

O tempo médio de autorização de cada NF-e tem se mantido inferior a 1 (um) segundo. Cabe ressaltar que, como a NF-e é transmitida em lotes, podendo ser, inclusive, transmitidos vários lotes em simultâneo, o sistema autorizador está estruturado para processar diversas NF-e de forma paralela, de modo que a empresa poderá obter a autorização de várias NF-e dentro do mesmo segundo.
Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal é que a empresa transmita lotes no maior tamanho possível (observando os limites máximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estará otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo médio de autorização das NF-e.

Como deve ser a numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?

A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é ?55? e os modelos das notas fiscais em papel correspondentes são ?1 ou 1A?.
Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.
O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência ? RUDFTO (modelo 6).

Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e? (atualizado em 31/12/08)

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.
Importante:

· Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;

· A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.

· Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento (ex.: folha 2/3).

Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.
A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.
O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.

A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando-a.
Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e.
Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.

É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feita nota a nota? (atualizado em 31/12/08)

A NF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ser assinada individualmente.
O processo de transmissão da NF-e, no entanto, deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e pode conter até 50 NF-e (ou seja, pode conter até mesmo uma única NF-e).
Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal é que a empresa transmita lotes no maior tamanho possível (observando os limites máximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estará otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo médio de autorização das NF-e.

Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote será rejeitado também?

Não. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota.
Desta forma, se em num lote de 50 NF-e?s 3 forem rejeitadas e as demais autorizadas, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 NF-e?s e a rejeição de 3.

A NF-e pode ser emitida também pela digitação no site na Internet da Secretaria da Fazenda?

Não, o modelo nacional da Nota Fiscal Eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico autônomo com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seus sistemas, a partir de sistema adquirido de terceiros ou a partir do programa emissor de NF-e, disponibilizado para uso pelas micros e pequenas empresas.

Como proceder ao se emitir uma Nota Fiscal Eletrônica que possui itens não relacionados ao mix de mercadorias comercializadas pelo contribuinte (ex.: apropriação de crédito do ativo permanente)?

Nesses casos, deve ser criado um item próprio na NF-e representando a operação, podendo ser cadastrado um produto para isto (ex.: cadastrar um item para apropriação do crédito do ativo permanente, etc.). Deve-se utilizar o quadro ?Dados dos Produtos/Serviços? para detalhar as operações que não caracterizem circulação de mercadorias ou prestações de serviços e que exijam emissão de documentos fiscais (como transferência de créditos ou apropriação de incentivos fiscais, por exemplo).

Os campos totalizadores de produtos e impostos em um DANFE emitido em várias páginas devem ser impressos na primeira ou na última página?

Devem ser impressos apenas na primeira página, conforme previsto nos modelos descritos na documentação técnica.

Qual o modelo a ser utilizado e a série no caso da emissão de NF-e?

O modelo da NF-e é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 900 a 999 estão reservados às situações em que, em contingência, as NF-e forem autorizadas no Sistema de Contingência do Ambiente Nacional ? SCAN.

Atualmente, em uma NF em papel emitida no caso de importação de mercadorias, os dados referentes ao imposto de importação, ao PIS e à Cofins são impressos no corpo da NF, na descrição dos produtos. Como fica no caso da NF-e?

Na NF-e, essas informações devem constar no XML da NF-e (há TAGs para esses dados). No DANFE, podem constar nas informações adicionais.

Como será feita a validação de dados cadastrais (razão social, CEP, município, endereço, etc.) no momento do envio do arquivo XML?

Estes dados não são validados. Assim como não são feitas validações de cunho fiscal, a grande maioria do conteúdo da NF-e não é validada. Existem poucas exceções, as quais estão previstas na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração) com motivos de rejeição e regras de validação específicos, como a regra de formação do CNPJ, as regras de formação da Inscrição Estadual, a associação do município com a sua UF através dos respectivos códigos, etc. Para os emissores de NF-e, existe a previsão de disponibilização de um serviço (web service) para consulta aos dados cadastrais dos contribuintes, já implementado por grande parte dos Estados.

A NF-e deverá seguir a numeração seqüencial das notas fiscais A1 ou 1-A?

Não, a numeração utilizada na NF-e independe da numeração utilizada nos talonários fiscais ou formulários contínuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte deverá iniciar a numeração pelo nº 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na seqüência. Ele poderá também adotar séries distintas, se assim desejar, para documentar operações de entrada e de saída de mercadorias por exemplo, desde que a mudança de série seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência ? RUDFTO (modelo 6).

A NF-e pode ser preenchida com mais de um CFOP?

Sim, pois para cada item de mercadoria da NF-e há um CFOP próprio, o que permite a emissão de uma NF-e com mais de um CFOP. Para maiores esclarecimentos, ver o Manual de Integração ? Contribuinte.

É possível emitir uma NF-e retroativa para o caso, por exemplo, de apropriação de crédito do ativo permanente de um dado mês, cujo cálculo só pode ser efetuado no início do mês seguinte, após apuração dos valores?

Atualmente o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 30 (trinta) dias ou outro limite definido pela Unidade da Federação, a contar da data de emissão. Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados.

É possível imprimir no DANFE, através do programa emissor autônomo da NF-e, a data de vencimento e o valor da venda a prazo?

Sim, desde que tais informações façam parte dos dados da fatura da NF-e. Como atualmente o Emissor de NF-e não imprime os dados das duplicatas no DANFE, caso a empresa necessite apor tais dados neste documento auxiliar, poderá utilizar os campos de dados adicionais, ou também utilizar de sistema próprio para a impressão, quando poderá colocar os dados das duplicatas no mesmo quadra utilizado para a impressão da fatura.

Correção, cancelamento e inutilização de NF-e

É possível alterar uma Nota Fiscal Eletrônica emitida?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
O emitente poderá:

· dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.

· dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrônica de ajuste, conforme o caso.

· sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Este serviço foi implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve se informar em seu Estado sobre esta disponibilização. Nos Estados em que a CC-e ainda não foi implantada a empresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conforme definido através do Ajuste Sinief 01/07.

Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo ?Autorização de Uso?) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso.
O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital. A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e .
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e?

Para os estabelecimentos emitentes de NF-e foi criado o serviço da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) e já está implantado em algumas Secretarias de Fazenda e nas duas SEFAZ Virtuais da NF-e (SVAN e SVRS), o contribuinte deve seinformar em seu Estado sobre esta disponibilização. As especificações técnicas da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) estão definidas na Nota Técnica 2011.003 disponível neste Portal. Nos Estados em que a CC-e ainda não foi implantada, aempresa emitente de NF-e poderá emitir Carta de Correção, em papel, conformedefinido através do Ajuste Sinief 01/07.  
O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com: 
1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);
2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário>;
3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.

Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?

Com relação à Carta de Correção, vide a questão 22.
Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência exclusivamente eletrônica e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:
I - no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
VI - em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.

O que é a inutilização de número de NF-e?

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?

Não, nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.

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Envio da NF-e e da mercadoria ao destinatário (7 questões)

Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFE?

Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessível mediante uma senha etc.
Com relação à obrigatoriedade da entrega, o § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. A cláusula décima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação.

O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?

O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE ? Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, formulário de segurança ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).
Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado ?DANFE Simplificado?, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
Para maiores informações, vide as questões abaixo relativas ao DANFE e consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.

A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações, sendo a NF-e um documento fiscal reconhecido em qualquer parte do território nacional.

Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?

Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a nota fiscal em papel. No leiaute do DANFE, existe a previsão de um espaço (canhoto) destinado à confirmação da entrega da mercadoria. Esse canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.

Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e?

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:

· Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.

· Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.

Como enviar a Nota Fiscal Eletrônica para o destinatário (comprador) que não tenha acesso à internet? E no caso de exportação de mercadorias?

A legislação não estabeleceu uma forma específica de envio da NF-e para o destinatário. Cabe ao vendedor (emissor da NF-e) encontrar a melhor forma de encaminhar ao seu cliente a NF-e. No caso do exportador, vale a mesma regra.

Os clientes têm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias?

A NF-e é um documento eletrônico, digital, não podendo ser impressa. A impressão de seu conteúdo não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal. É obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora.

Consulta de uma NF-e na Internet

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.
Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06:
"§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e."
Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

Como funciona a consulta da NF-e na Internet?

As notas fiscais eletrônicas autorizadas podem ser consultadas tanto no Portal Nacional da NF-e como no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ de Origem ou Sefaz-Virtual).
A consulta deve ser feita sempre através do Portal Nacional da NF-e. Caso a NF-e não seja encontrada, o usuário deve realizar a consulta no site da SEFAZ de origem do emitente, pois, eventualmente, pode ocorrer problema de sincronismo entre as bases da dados do Ambiente Nacional e a SEFAZ de origem do emitente.
A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora.
No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.
Para a visualização das informações da NF-e, é necessário fornecer a chave de acesso da nota fiscal impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ? DANFE. Essa chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave pode ser digitada, capturada com o uso do leitor de código de barras unidimensional ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e.
A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção da mesma pela SEFAZ. Findo esse prazo, a consulta poderá retornar informações parciais, que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.
Atenção: Na consulta na internet, não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações. Também não é possível fazer download da NF-e no Portal Nacional e nos portais da fazenda das unidades federadas.

Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica constar como ?inexistente? no Ambiente Nacional da NF-e ?

O interessado deverá consultar a NF-e, através de sua chave de acesso, no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou Sefaz-Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da SEFAZ autorizadora quanto no Ambiente Nacional (Portal Nacional da NF-e).
Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (Ambiente Nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem essa transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no Ambiente Nacional após sua autorização. Nesse caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou.
A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora.
No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso.
Findo esse prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação) e ficará disponível pelo prazo decadencial.

Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?

Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. No site, a consulta às NF-e também deve ser realizada uma a uma.

Escrituração das NF-e

As empresas que ainda não emitem NF-e poderão escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e?

O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e, é facultado proceder à escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.
Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso da NF-e aplica-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.

Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?

A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal Nacional da NF-e ou à SEFAZ da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE.

Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download no Ambiente Nacional da NF-e . Algumas SEFAZ já disponibilizaram consulta através da área de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas.

Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e.
A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito:
?11.1.9A ? CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos?

Contingência para a Emissão de NF-e

Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?

Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Contingência e Manual DPEC). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e.
Resumidamente, os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:
1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional ? SCAN:
A transmissão para o SCAN depende de ativação prévia pela SEFAZ autorizadora, de forma que sua utilização estará relacionada na maior parte dos casos com problemas técnicos na SEFAZ autorizadora (e não no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa deverá gerar NF-e com série a partir de 900 (séries de 900 a 999 estão reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos (Não necessita impressão de DANFE em formulário de segurança).
2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência ? DPEC:
O contribuinte deverá informar ao fisco através do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas das NF-e que irá emitir em contingência. (Não necessita impressão de DANFE em formulário de segurança).
3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares - FS-DA:
Temporariamente estão sendo aceitos Formulários de Segurança (FS) do Convênio ICMS 58/95. A partir de 01 de agosto de 2009 as Administrações Tributárias autorizarão apenas pedidos de aquisição de FS-DA, não aceitando mais pedidos de aquisição de FS do Conv. 58/95. Contudo, as empresas poderão continuar utilizando os formulários de segurança já autorizados até o término de seus estoques .
Nos casos de uso de FS ou FS-DA, o DANFE deverá ser impresso em duas vias. Uma das vias será para o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, a outra via será para o arquivo fiscal do emitente. Caso a transmissão leve à rejeição da NF-e, o contribuinte deverá providenciar a correção, autorizando a NF-e e providenciando a regularização perante o destinatário, entregando-lhe tanto o novo DANFE quanto respectiva NF-e devidamente autorizada.
Sempre que o contribuinte enfrentar uma situação de contingência, deverá lavrar termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando a data, a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando, dentre as situações descritas nos incisos I a III, qual foi a utilizada.
Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.
A empresa deverá observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingência, previstos na legislação e na documentação técnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Contingência, Manual DPEC, etc.).

Como fica a numeração das notas fiscais emitidas em contingência?

A numeração das NF-e emitidas em contingência deverá seguir a seqüência de numeração da série que for adotada para a contingência. No caso de autorização pelo SCAN, o contribuinte deverá modificar a série da NF-e para uma entre as séries 900 a 999 (as quais estão reservadas para o SCAN). No caso de utilização das demais formas de contingência não se exige a troca de série para a emissão das NF-e.
A emissão de NF mod. 1/1-A não é considerada contingência de NF-e, podendo a sua emissão em substituição à emissão de NF-e ser adotada apenas pelos contribuintes que não estiverem obrigados ao uso da NF-e e optaram por emiti-la espontaneamente. Mesmo para estes, a numeração e série destes modelos de documento, NF-e e 1/1-A, não se confunde, sendo tratada de forma independente.

Uma NF-e transmitida para o SCAN pode ser cancelada? Como?

Apenas as NF-e que forem autorizadas em contingência pelo SCAN poderão ser canceladas no SCAN. O SCAN tratará exclusivamente das séries 900 a 999, e esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização da numeração e consulta situação da NF-e) efetuados no ambiente do SCAN. Da mesma forma, a SEFAZ de origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nessas séries reservadas ao SCAN. A exceção a essa regra é o serviço de consulta à situação da NF-e, uma vez que a SEFAZ de origem poderá responder à consulta de situação das NF-e das séries reservadas ao SCAN.

No caso de falta de energia elétrica, é permitido o uso de talonário fiscal em papel?

A empresa obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica não poderá, em hipótese alguma, emitir notas fiscais modelos 1 e 1-A em substituição às NF-e. Em caso de falta de energia ou de outros problemas que impeçam a emissão da NF-e, deverá adotar um dos procedimentos descritos no Manual de Contingência ? Contribuinte ou no Manual do Sistema de Contingência Eletrônica ? DPEC, disponíveis no Portal Nacional da NF-e.

Se meu computador estragar ou o meu sistema de faturamento parar, como poderei emitir a NF-e?

Nas situações de ocorrência de problemas técnicos que impeçam à emissão de NF-e, o contribuinte deverá adotar um dos procedimentos de contingência descritos na documentação técnica, no Manual de Contingência ? Contribuinte e no Manual do Sistema de Contingência Eletrônica ? DPEC (disponíveis no Portal Nacional da NF-e), e também previstos na legislação (vide Ajuste Sinief 07/05). Sugere-se ao contribuinte providenciar também a instalação do Programa Emissor de NF-e em algum outro computador, preferencialmente em outro local, o qual poderá ser utilizado na ocorrência de problemas com o sistema em uso, podendo, inclusive ser um notebook, ou computador com sistema de baterias (nobreak, etc.), que poderá ser utilizado inclusive nos casos de falta de energia elétrica.

Emitida a NF-e em contingência, através da impressão de DANFE em formulário de segurança ou FS-DA, qual o prazo que a empresa tem para enviar o arquivo XML da NF-e para a SEFAZ de sua circunscrição.

Conforme definido no Ato COTEPE 33/08, a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, até 7 dias após a data de emissão da NF-e. As secretarias de fazenda deverão definir em suas respectivas legislações penalidade pecuniária para cada NF-e transmitida para a SEFAZ após este prazo.

Pessoas Físicas

As pessoas físicas também receberão a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas.
É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.
Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, de forma que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.

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SPED - Escrituração Contábil Digital - ECD - Roteiro de Procedimentos.

A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em face dessa disposição constitucional foi instituído o SPED, que compreende três grandes subprojetos, dentre os quais se destaca a Escrituração Contábil Digital - ECD, que visa a substituição da emissão de livros contábeis em papel pela sua existência apenas digital. Nesse Roteiro, atualizado à Instrução Normativa RFB nº 1.139/2011, são analisadas as disposições aplicáveis nessa modalidade de escrituração contábil, que poderá beneficiar os contribuintes e o fisco, contendo, ainda, perguntas e respostas da RFB.

Roteiro - Federal - 2010/4171

Sumário

Introdução

I - Instituição e aplicação

II - Livros abrangidos pela ECD

III - Pessoas jurídicas obrigadas

III.1- Acompanhamento econômico-tributário diferenciado

IV - Transmissão, validação e prazo de entrega

IV.1 - Regras de transmissão e validação do arquivo

IV.2 - Assinatura digital

IV.3 - Prazo de entrega

V - Retificação

V.1 - Junta Comercial do Estado de São Paulo

VI - Regras de validação

VII - Dispensas

VII.1- Declarações

VII.2 - Arquivos digitais e escrituração

VII.3 - Adoção da Escrituração Fiscal Digital - EFD

VIII - Compartilhamento de informações

IX - Acesso ao SPED

X - Prazo e registros de acessos

XI - Penalidades

XII - Manual de Orientação do Leiaute

Introdução

A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Em face dessa disposição constitucional foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que compreende três grandes subprojetos:

a) a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e;

b) a Escrituração Fiscal Digital - EFD;

c) a Escrituração Contábil Digital - ECD.

Para saber mais sobre o SPED, consulte o Roteiro Federal "Sistema Público de Escrituração Digital - SPED - Roteiro de Procedimentos".

Esse último subprojeto, a ECD, visa a substituição da emissão de livros e documentos contábeis em papel pela sua existência apenas digital, o que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias. A administração tributária também será beneficiada, tendo em vista a racionalização de custos e maior eficácia na fiscalização.

Diante de sua importância, neste Roteiro são analisadas as regras gerais aplicáveis a esse novo meio de escrituração contábil.

I - Instituição e aplicação

A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, por meio da Instrução Normativa nº 787, de 19.11.2007, podendo ser usada para fins fiscais e previdenciários, respeitados os limites legais.

Em relação ao DNRC, órgão responsável por regular os procedimentos aplicáveis à escrituração dos empresários e sociedades empresárias, destaca-se que já houve o reconhecimento da ECD, por meio da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008.

Outros órgãos também reconhecem essa forma de escrituração. São exemplos, o Conselho Federal de Contabilidade através da Resolução CFC nº 1.299/2010 e a SUSEP, através da Circular nº 406/2010.

Consideranto o reconhecimento dessa modalidade de escrituração pelo DNRC, é possível afirmar que a ECD possui validade jurídica, inclusive, nos processos de licitação em concorrências públicas.

II - Livros abrangidos pela ECD

A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;

b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;

c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

A utilização do livro Balancetes Diários, até o momento, só foi regulado para utilização pelas instituições financeiras.

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil em suas diversas formas. O Diário e o Razão são, para o SPED Contábil, um livro digital único. Cabe ao Programa Validador da Escrituração Contábil Digital mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração:

G - Diário Geral;

R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);

A - Diário Auxiliar;

Z - Razão Auxiliar;

B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil

Em relação às demais demonstrações contábeis, apesar de não haver obrigatoriedade expressa de sua inclusão, as mesmas poderão ser inseridas, haja vista que o leiaute da ECD está preparado para receber informações adicionais, a exemplo, das notas explicativas.

Dessa forma, o contribuinte poderá atender, por meio da ECD, as demais normas aplicáveis à sua contabilidade, pois, o arquivo gerado pela ECD também contempla as demonstrações contábeis, como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, bem como as demais demostrações a que estão sujeitas as pessoas jurídicas.

Fundamentação: art. 2º da IN RFB 787/2007; Resolução CFC 1.299/2010; arts. 1.180 a 1.186 da Lei nº 10.406/2002.

III - Pessoas jurídicas obrigadas

O SPED não é obrigatório a todos os contribuintes. Conforme previsto na IN RFB nº 787/2007, ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do artigo 2º do Decreto nº 6.022, de 2007:

a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real;

Veja no subtópico III.1 a relação de pessoas jurídicas sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado.

b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

A partir de 1º.01.2009, portanto, todas as sociedades empresárias, tributadas pelo Lucro Real, estão obrigadas à ECD. É importante observar que as demais sociedades, que não se enquadram no conceito de empresárias, estão dispensadas da ECD, mesmo que adotem o Lucro Real, como é o caso das sociedades simples e das cooperativas. Essa medida foi implantada por meio da Instrução Normativa RFB nº 926, de 11.03.2009.

As demais sociedades empresárias, não abrangidas pela obrigatoriedade, também poderão optar pela entrega da ECD. A legislação não prevê essa faculdade, entretanto, às sociedades não empresárias que, a princípio, estariam vedadas à ECD.

No caso específico das cooperativas, todavia, apesar de não se enquadrarem como sociedades empresárias, a RFB, por meio da resposta nº 10 (Perguntas mais frequentes), disponibilizada em sua página na internet, dispôs:

"Pela Instrução Normativa RFB nº 787/07 (com a redação dada pela IN RFB nº 926/09), a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias.
Entretanto, como a Normativa DNRC nº 107/08 não traz a mesma restrição, o Sped está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais de quaisquer pessoas jurídicas registradas em juntas comerciais."

Fundamentação: art. 3º, "caput" e § 1º, da IN RFB 787/2007.

III.1- Acompanhamento econômico-tributário diferenciado

Por meio da Portaria RFB nº 11.213, de 08.11.2007, foram estabelecidos os parâmetros para seleção das pessoas jurídicas a serem submetidas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado no ano de 2008. Conforme previsto, forma indicadas as pessoas jurídicas:

a) sujeitas à apuração do lucro real, presumido ou arbitrado, cuja receita bruta anual declarada na Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) do exercício de 2007, ano-calendário de 2006, seja superior a R$ 60.000.000,00 (sessenta milhões de reais);

b) cujo montante anual de receita bruta informada nos Demonstrativos de Apuração de Contribuições Sociais (DACON), relativos ao ano-calendário de 2006, seja superior a R$ 60.000.000,00 (sessenta milhões de reais);

c) cujo montante anual de débitos declarados nas Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), relativas ao ano-calendário de 2006, seja superior a R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais);

d) cujo montante anual de Massa Salarial informada nas Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), relativas ao ano-calendário de 2006, seja superior a R$ 7.500.000,00 (sete milhões e quinhentos mil reais); ou

e) cujo total anual de débitos declarados nas Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), relativas ao ano-calendário de 2006, seja superior a R$ 2.500.000,00 (dois milhões e quinhentos mil reais).

A Coordenação Especial de Acompanhamento dos Maiores Contribuintes (Comac) poderá contemplar, na indicação para o acompanhamento econômico-tributário diferenciado, preferencialmente, pessoas jurídicas que operem em setores econômicos relevantes em termos de representatividade da arrecadação tributária federal.

Além das mencionadas pessoas jurídicas, ainda ficaram sujeitas ao acompanhamento diferenciado no ano de 2008, as pessoas jurídicas resultantes de incorporação, fusão ou cisão total ou parcial, cuja sucedida tenha sido indicada para esse acompanhamento.

Na hipótese de dúvida acerca do enquadramento no acompanhamento econômico-tributário diferenciado, cabem as sugestões disponibilizadas pela RFB (Perguntas frequentes - nº 10):

(...) em caso de dúvida, representante da empresa deve se dirigir à unidade da RFB que jurisdiciona o contribuinte para obter a informação.
Ela é protegida por sigilo fiscal e não pode ser fornecida por e-mail. Para evitar ser encaminhado para o "fale conosco" do sítio do Sped, diga apenas que quer saber se a empresa estava, em 2008, sujeita a acompanhamento diferenciado (não mencione o Sped).

Cabe observar que essa questão do acompanhamento econômico-tributário diferenciado, em relação à ECD, interessa somente para os fatos contábeis ocorridos em 2008. A partir de 2009, esse acompanhamento não faz mais parte dos critérios para seleção da ECD.

Fundamentação: art. 4º da Portaria RFB nº 11.213/2007; art. 3º IN RFB nº 787/2007.

IV - Transmissão, validação e prazo de entrega

A seguir, serão analisadas as regras de transmissão, validação e respectivo prazo de entrega.

IV.1 - Regras de transmissão e validação do arquivo

A ECD deverá ser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro (Juntas Comerciais).

O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, disponibilizado na página da RFB na Internet, o qual contém as seguintes funcionalidades:

a) validação do arquivo digital da escrituração;

b) assinatura digital;

c) visualização da escrituração;

d) transmissão para o SPED;

e) consulta à situação da escrituração.

Fundamentação: art. 1º, parágrafo único e art. 4º da IN RFB nº 787/2007.

IV.2 - Assinatura digital

Os livros contábeis e demais documentos emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP - Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

ICP-Brasil é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Para a assinatura digital, são, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.

Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. O Programa Validador e Assinador - PVA só permite que o contabilista assine após os representantes da empresa.

Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados

O DNRC também já se pronunciou através da Instrução Normativa nº 107/2008, no qual disciplinou que o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O SPED não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada.

Fundamentação: art. 2º, parágrafo único da IN RFB nº 787/2007.

IV.3 - Prazo de entrega

A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração. O serviço de recepção da ECD será encerrado às 23h59min59s, horário de Brasília, da data final fixada para a entrega.

Destaca-se que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2009 e 30 de junho de 2010, o prazo de entrega encerrou-se no dia 30 de julho de 2010.

Fundamentação: art. 5º da IN RFB nº 787/2007; IN RFB nº 1.056/2010.

V - Retificação

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência.

A Resolução CFC nº 1.330 de 2011, aprovou a ITG 2000, que trata da retificação de lançamentos no item 31. Conforme prevê mencionado ato, são formas de retificação o estorno, a transferência e a complementação.

O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida a sua retificação.

A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do "Perguntas mais frequentes", prevendo essa vedação à retificação, e tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:

APÓS A AUTENTICAÇÃO, O LIVRO NÃO PODE SER SUBSTITUÍDO.

Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no programa validador e assinador (PVA), o menu "Consulta Situação",
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):
"Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
" Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
"Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."
Atenção: o sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
Roteiro prático:
Corrija as informações no arquivo (livro digital);
- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.
Valide o livro;
Assine;
Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário)
- o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.
Assine o requerimento; e,
Transmita.

Fundamentação: art. 5º da IN DNRC nº 107/2008.

V.1 - Junta Comercial do Estado de São Paulo

A JUCESP (Junta Comercil do Estado de São Paulo) editou a Portaria nº 19, de 19.05.2010, que disciplina procedimentos para solicitação de colocação em exigência de livro contábil enviado pelo Sistema Públio de Escrituração Digital - SPED.

Conforme a Portaria nº 19, o pedido de colocação em exigência de livros contábeis digitais enviados pelo Sistema Público de Escrituração Digital - Sped Contábil, para autenticação pela JUCESP - Junta Comercial do Estado de São Paulo deverá ser feito através de e-mail, exclusivamente, para o endereço eletrônico: exigencialivros@fazenda.sp.gov.br, com assinatura da certificação digital emitida pela hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil - ICP Brasil.

Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.

No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".

No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de Escrituração Digital - SPED Contábil, identificação do livro, seu número sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal solicitação.

Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.

Fundamentação: Portaria Jucesp nº 19/2010.

VI - Regras de validação

Como já mencionado, a ECD deverá ser submetida ao PVA, que fará a validação do arquivo digital da escrituração.

As regras de validação aplicáveis aos diversos campos, registros e arquivos integrantes da ECD foram especificadas, inicialmente, no anexo I do Ato Declaratório Executivo COFIS nº 36, de 18.12.2007 (DOU de 21.12.2007). Posteriormente, este ADE foi alterado pelo Ato Declaratório COFIS nº 20, de 28.05.2009, que passou a trazer essas especificações.

Conforme dispõe o próprio ADE 20/2009, o objetivo da "Especificação de Regras de Validação" é documentar as regras que serão aplicáveis às rotinas de consistência do arquivo da escrituração contábil digital implementadas no Programa Validador e Assinador - PVA.

Ou seja, com base nessas informações, a pessoa jurídica terá conhecimento das regras que serão aplicáveis no arquivo a ser transmitido. Isso evitará o surgimento de inconsistências no arquivo, ou caso elas surjam, facilitará a sua correção.

Os desenvolvedores de softwares devem ficar atentos a essas regras no desenvolvimento de programas a serem utilizados para a Escrituração Contábil Digital, devendo fazer as devidas adaptações para evitar inconsistências no momento de validação do arquivo a ser transmitido.

Fundamentação: ADE COFIS nº 20/2009.

VII - Dispensas

VII.1- Declarações

As declarações relativas a tributos administrados pela RFB exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

Por enquanto, todavia, com exceção das hipóteses a seguir, ainda não há dispensa da entrega de outras declarações pela pessoa jurídica obrigada à ECD.

Fundamentação: art. 3º, § 2º, da IN RFB nº 787/2007.

VII.2 - Arquivos digitais e escrituração

A apresentação dos livros digitais, em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

a) em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006. Tais atos tratam, respectivamente, sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas da Receita Federal, e sobre o Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA, da Secretaria da Receita Previdenciária;

b) a obrigatoriedade de escriturar o livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;

c) a obrigatoriedade de transcrever no livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1995.

Fundamentação: art. 6º, I a III da IN RFB nº 787/2007.

VII.3 - Adoção da Escrituração Fiscal Digital - EFD

A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos ao Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, supre:

a) a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período;

b) em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006.

Fundamentação: art. 6º, parágrafo único, da IN RFB nº 787/2007.

VIII - Compartilhamento de informações

As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);

b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

Fundamentação: art. 7º da IN RFB nº 787/2007.

IX - Acesso ao SPED

O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade.

O acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao SPED.

Apesar dessa previsão de acesso às informações, é de responsabilidade da pessoa jurídica a guarda das informações relativas ao arquivo transmitido ao SPED, que deverão ser mantidas na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Fundamentação: art. 8º, "caput" e § 1º, da IN RFB nº 787/2007; art. 1º, § 2º, do Decreto nº 6.022/2007.

X - Prazo e registros de acessos

O ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mínimo:

a) identificação do usuário;

b) autoridade certificadora emissora do certificado digital;

c) número de série do certificado digital;

d) data e a hora da operação; e

e) tipo da operação realizada (acesso integral ou parcial).

As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades referidos no tópico VI ficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do SPED, com acesso mediante certificado digital, ou seja, o contribuinte terá conhecimento dos órgãos e entidades que acessaram sua ECD.

É importante ainda destacar que o contribuinte terá acesso às informações em relação aos órgãos que acessaram sua escrituração. Saberá, inclusive, se esse acesso foi integral ou parcial.

Fundamentação: arts. 8º, § 2º, e 9º, da IN RFB nº 787/2007.

XI - Penalidades

A não apresentação da ECD até o prazo estipulado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês calendário ou fração.

O contribuinte, portanto, deve ficar atento ao prazo de entrega da ECD, sob pena de ter que arcar com a elevada multa prevista na legislação.

Fundamentação: art. 10 da IN RFB nº 787/2007.

XII - Manual de Orientação do Leiaute

A Instrução Normativa RFB nº 787 também aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da ECD constante de seu Anexo Único, que visa a orientar a geração do arquivo digital.

O Manual deve ser analisado tanto pelos contribuintes, quanto pelas empresas de software, que utilizarão tais orientações para o desenvolvimento dos programas a serem utilizados na elaboração da Escrituração Contábil Digital.

Destaca-se que foram promovidas diversas alterações ao Manual de Orientação do Leiaute da ECD, por meio da Instrução Normativa RFB nº 926, de 11.03.2009, que são a seguir relacionadas:

a) registro J800, que trata das Outras Informações das Demonstrações Contábeis;

b) composição dos livros, para tratar das regras de obrigatoriedade;

c) registro 0000, que trata da abertura do arquivo digital, para incluir informação relativa aos casos de fusão, cisão e incorporação;

d) registro 0007, que trata do acesso ao arquivo;

e) registro I012, que trata dos livros auxiliares ao diário;

f) registro I030, que trata do termo de abertura do Livro, para dispor que o mesmo é obrigatório e exclusivo para as pessoas jurídicas sujeitas a registro em Juntas Comerciais;

g) registro J900, que trata do Termo de Encerramento;

h) registro J930, que trata da Identificação dos Signatários da Escrituração.

i) registro I151, incluído ao leiaute, para tratar da assinatura digital dos arquivos que contêm as fichas de lançamento utilizados no período.

Fundamentação: Anexo Único da IN RFB nº 787/2007.

Clique nos links abaixo para ver outros documentos também classificados no assunto :
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL
ESCRITURAÇÃO FISCAL E CONTÁBIL
FCONT - CONTROLE FISCAL CONTÁBIL DE TRANSIÇÃO
LUCRO PRESUMIDO/ARBITRADO/REAL
TEORIA CONTÁBIL
Veja por exemplo : Comentários. - 28/04/2011 - Federal - Princípios de Contabilidade - Noções gerais - Roteiro de Procedimentos	Veja por exemplo : Atos legais. - 29/03/2011 - IN - Altera a Instrução Normativa RFB Nº 787, de 19 de novembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital; a Instrução Normativa RFB Nº 949, de 16 de junho de 2009, que regulamenta o Regime Tributário de Transição (RTT) e institui o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT); a Instrução Normativa RFB Nº 967, de 15 de outubro de 2009, que aprova o Programa Validador e Assinador da Entrada de Dados para o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT); a Instrução Normativa RFB Nº 989, de 22 de dezembro de 2009, que institui o Livro Eletrônico de Escrituração e Apuração do Imposto sobre a Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido da Pessoa Jurídica Tributada pelo Lucro Real (e-Lalur); e dá outras providências.

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